Cómo redactar el alcance de los trabajos de una obra
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Respuesta breve
El alcance de los trabajos dice por escrito exactamente qué se hará por el precio: ubicación, pasos del trabajo, materiales, exclusiones, supuestos, plazo y nivel de acabado. Usa verbos y cantidades en lugar de etiquetas, enumera lo que queda excluido, cubre las elecciones pendientes con partidas abiertas y consigue que el cliente acepte por escrito el alcance y el precio a la vez.
El alcance de los trabajos responde por escrito a una sola pregunta: qué se hará exactamente por este precio. La mayoría de las discusiones por cobros extra empiezan porque dos personas imaginaban dos obras distintas. Una página de frases sencillas, acordada antes de empezar, elimina casi todas.
¿Qué es el alcance de los trabajos?
El alcance es la descripción del trabajo: qué vas a hacer, dónde, con qué materiales y qué queda fuera. El presupuesto añade los precios. Puedes escribir el alcance como la parte superior del presupuesto o como una página adjunta, pero el cliente debe aceptar ambos a la vez, para que el precio y la descripción no se separen.
Si todavía no has escrito un presupuesto, empieza por cómo redactar un presupuesto de obra (en inglés) y vuelve aquí para afinar la redacción.
¿Cuáles son las siete partes de un alcance útil?
- Ubicación: la dirección y las estancias o zonas exactas, por ejemplo "baño de la planta alta, 3,2 por 2,1 metros"
- Trabajos a realizar: los pasos en el orden en que los harás, cada uno empezando por un verbo
- Materiales: lo que pones tú, lo que pone el cliente y la calidad, marca o color cuando importen
- Exclusiones: lo que no forma parte de esta obra, aunque el cliente pudiera esperarlo
- Supuestos: las condiciones de la obra de las que depende tu precio, como acceso, electricidad, agua, aparcamiento y horario de trabajo
- Plazos: la fecha de inicio, la duración prevista y los hitos que dependen de entregas
- Criterio de terminación: qué se considera acabado, quién retira los residuos y en qué estado queda la zona
¿Con qué precisión debo redactarlo?
"Pintar dormitorios" puede significar un retoque ligero o un repintado completo con empaste y lijado. Compáralo con: "Rellenar agujeros de clavos y fisuras pequeñas, lijar, aislar las manchas y aplicar dos manos del blanco elegido por el cliente en paredes (unos 68 metros cuadrados) y techos (unos 28 metros cuadrados) de los dormitorios 1 y 2. No se pintan puertas, marcos ni radiadores."
La segunda versión tarda treinta segundos más en escribirse y responde a las preguntas que el cliente haría en mitad de la obra. Siempre que puedas, añade una cifra: una cantidad, una superficie, una longitud o un grosor.
Ejemplo: cambiar un mueble de lavabo
- Incluido: desconectar, retirar y llevarse el mueble antiguo; suministrar e instalar un mueble de lavabo de 900 mm y un grifo monomando elegidos por el cliente; conectar a la toma y al desagüe existentes; sellar el borde superior con silicona; comprobar que no haya fugas
- Excluido: reparar el alicatado detrás del mueble antiguo, mover tuberías, cambiar llaves de paso, pintar
- Supuesto: las llaves de paso actuales funcionan y la pared detrás del mueble está en buen estado. Si hay que cambiar una llave, se añade a 85 la hora más las piezas, previa aprobación del cliente
- Plazo: un día, empezando a las 8:00, con el agua cortada unas tres horas
Un trabajo corto muestra la idea. El precio es 1.150: 640 por el mueble y el grifo, y 510 por seis horas de mano de obra a 85 la hora.
¿Cómo evitan las exclusiones y los supuestos las discusiones?
Las exclusiones resultan incómodas de escribir porque suenan negativas, pero son tu seguro más barato. "Pensaba que eso estaba incluido" es la razón más habitual por la que un cliente discute una factura, y una exclusión escrita zanja la conversación en una frase.
Acompaña cada incógnita importante con una regla para valorarla. "Si se encuentra madera podrida bajo el suelo, se sustituye a 60 el metro cuadrado, previa aprobación del cliente" convierte una sorpresa en un procedimiento conocido. Cuando aparezca trabajo extra, sigue los pasos de cambios de obra y trabajos extra (en inglés).
¿Cómo trato las elecciones que el cliente aún no ha hecho?
Si el cliente aún no ha elegido azulejos, griferías o suelo, no adivines en silencio. Escribe una asignación: "Asignación de azulejo: 45 por metro cuadrado suministrado, para 12 metros cuadrados, es decir, 540." Si luego elige un azulejo de 70 el metro cuadrado, se suma la diferencia, 25 por 12, o sea 300, y nadie se lleva una sorpresa.
Indica hasta cuándo puede decidir. Un azulejo que llega con tres semanas de retraso puede paralizar la obra y retrasar la siguiente.
¿Cómo consigo la aceptación del alcance por escrito?
Envía el alcance y el precio juntos y pide una respuesta escrita: una copia firmada o un mensaje que diga "aceptado". Guarda esa respuesta con los documentos de la obra. Si hace falta un contrato escrito, qué debe contener y qué licencias se aplican depende de tu país, tu región, tu oficio y el tamaño de la obra, así que consulta la normativa local. Esta guía es información general, no asesoramiento legal.
El alcance en SiteReporta
En SiteReporta escribes el alcance en el propio presupuesto: un título del documento, el nombre del proyecto y partidas que tienen cada una un nombre y un campo de detalles, además de notas y condiciones donde caben las exclusiones y los supuestos. El presupuesto se exporta como PDF en A4 o US Letter. La aceptación es un estado que marcas tú a mano; la app no tiene firma electrónica, así que guarda tú la respuesta escrita del cliente.
Cuando el presupuesto está aceptado, lo conviertes en factura con los mismos totales, como se explica en presupuesto o factura (en inglés).
Errores frecuentes
- Describir el resultado ("baño nuevo") en lugar del trabajo y sus límites
- No indicar quién compra y quién entrega cada material
- Olvidar el acceso, el aparcamiento y el horario, que influyen en el precio de la mano de obra
- Escribir el alcance después de acordar el precio, cuando cambiarlo parece una negociación
- Dejar las exclusiones solo en una conversación verbal
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo un alcance de los trabajos que un presupuesto?
No. El alcance describe el trabajo y el presupuesto añade los precios. Escribe el alcance como la parte superior del presupuesto o como una página adjunta, y haz que el cliente acepte ambos a la vez.
¿Qué extensión debe tener un alcance de los trabajos?
Una página de frases sencillas basta para la mayoría de las obras pequeñas. Lo bastante larga para cubrir las siete partes y lo bastante corta para que el cliente la lea.
¿Qué es una partida abierta?
Una partida abierta es un importe reservado para algo que el cliente aún no ha elegido, como 45 por metro cuadrado para los azulejos. Si la elección cuesta más o menos, la diferencia se suma o se resta a una tarifa acordada.
¿Y si el cliente pide algo fuera del alcance?
Trátalo como un trabajo extra con su propio precio y consigue su aprobación antes de empezar, como se explica en cambios de obra y trabajos extra (en inglés).
¿Necesito un contrato por escrito?
Depende del país, la región, el oficio y el tamaño de la obra. En California, por ejemplo, un contrato de reforma del hogar debe constar por escrito cuando el trabajo cuesta más de 500 dólares. Revisa las normas locales.
Fuentes
Fuentes oficiales de las normas y las cifras mencionadas en esta guía. Las normas cambian y varían según el lugar, así que revisa el texto vigente y tus normas locales.
- FTC Consumer Advice: cómo evitar una estafa en reformas del hogar (qué poner por escrito)
- California CSLB: información sobre los contratos de reforma del hogar
- Citizens Advice (Reino Unido): antes de encargar obras en tu casa
Orientación general, no asesoramiento legal, fiscal ni contable. Las normas varían según el país y el oficio.