Facturas recurrentes para mantenimiento y trabajos con cuota fija
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Respuesta breve
Las facturas recurrentes cobran trabajos repetidos, como una limpieza mensual o una iguala de servicio, con un calendario fijo. Acuerda por escrito antes el precio, la frecuencia, el día de facturación, la duración, la revisión de precio y la cancelación. Elige un día que exista en todos los meses, revisa cada factura antes de enviarla y lleva tu propio registro de pagos.
Algunos de los ingresos más estables de un contratista vienen de trabajos que se repiten: limpieza mensual, limpieza trimestral de canalones, la revisión anual de la caldera, una cuota fija por avisos. El papeleo también se repite, y la forma habitual de perder dinero es simplemente olvidar enviar la factura. Una pequeña rutina lo evita.
¿Qué debo acordar por escrito para un trabajo recurrente?
- Qué incluye cada visita o periodo y qué se factura aparte, como piezas y avisos urgentes
- El precio por visita o por mes, y la moneda
- Con qué frecuencia facturas y qué día
- La fecha de inicio, y una fecha de fin o cómo funciona la renovación
- Cómo y cuándo puede cambiar el precio
- Cómo puede cancelar cada parte y con qué preaviso
Pon estos seis puntos por escrito antes de la primera factura y haz que el cliente los acepte. La mayoría de las disputas en un trabajo recurrente nacen de que uno de ellos quedó sin decir.
¿Qué día de facturación existe en todos los meses?
Elige el día 1 o el 15, no el 31. Un día que existe en todos los meses evita dudas sobre qué pasa en febrero. Indica en cada factura el periodo que cubre, por ejemplo «Periodo de servicio: del 1 al 30 de noviembre», para poder relacionar la factura con el trabajo.
Ejemplo: un contrato mensual de limpieza de obra
Un contratista limpia una oficina pequeña fuera de horario por 450 al mes con un acuerdo de 12 meses. Son 5.400 al año. Olvidar facturar dos meses son 900 de trabajo regalado, y reclamarlos después es incómodo porque el cliente ya ha cerrado esos meses en su contabilidad.
Si el acuerdo permite una subida anual del 3 %, el nuevo precio mensual a partir del mes 13 es de 463,50. Anota la fecha de revisión en tu calendario y avisa al cliente por escrito antes de que empiece el nuevo precio.
¿Cómo reviso cada factura antes de enviarla?
Una factura recurrente es una copia de la anterior, así que también copia sus errores. Antes de enviar cada una, comprueba tres cosas: si ha ocurrido algo extra en este periodo que deba añadirse (una visita adicional, materiales), si algo no se hizo y debe abonarse, y si la fecha y el periodo son correctos.
Dale a cada factura su propio número cuando la envíes, como se describe en números de factura y condiciones de pago (en inglés). No reutilices el número de la factura del mes anterior.
¿Por qué llevar mi propio registro de pagos?
En un acuerdo recurrente, un pago atrasado puede pasar desapercibido durante meses. Lleva una lista sencilla con cada factura, la fecha de envío, la fecha de vencimiento y la fecha de pago, y revísala cada mes. Los recargos por pago tardío, los intereses y las reglas para enviar facturas de forma periódica varían según el país, así que revisa lo que se aplica a tu negocio. Si una factura queda sin pagar, lee cómo tratar a un cliente que paga tarde.
Errores comunes
- No dejar por escrito la revisión de precio, de modo que un precio de hace tres años sigue igual
- Facturar todo el año por adelantado sin haberlo acordado
- Enviar la misma factura dos veces tras un recordatorio
- Dejar que el acuerdo siga después de la fecha de fin sin confirmar la renovación
Planes recurrentes en SiteReporta
En SiteReporta, un plan recurrente parte de una factura que ya has hecho. Crear planes forma parte de SiteReporta Pro. Eliges el intervalo (semanal, cada 2 semanas, mensual, trimestral o anual), la primera fecha y una fecha de fin, un número de facturas o ningún final. Cuando llega una fecha, la app crea un borrador de factura a partir de esa plantilla (se pone al día cuando abres la app). Nunca emite ni envía nada: abres el borrador, lo revisas y lo envías tú.
Si permites las notificaciones, la app te avisa a las 9:00, hora local, en las fechas de vencimiento de un plan activo. El aviso es una notificación local en tu dispositivo. Menciona al cliente y no muestra importes. SiteReporta no registra si una factura se ha pagado, así que lleva el registro de pagos descrito arriba. Para un trabajo puntual facturado por etapas, lee facturas de anticipo y por avance.
Preguntas frecuentes
¿Qué día del mes debo enviar las facturas recurrentes?
Elige un día que exista en todos los meses, como el 1 o el 15, y no el 31. Indica el periodo de servicio en cada factura, por ejemplo «Periodo de servicio: del 1 al 30 de noviembre».
¿Puedo subir el precio de un contrato recurrente?
Solo como lo permita el acuerdo. Escribe la revisión de precio en el contrato, por ejemplo una subida anual del 3 %, apunta la fecha en tu calendario y avisa al cliente por escrito antes de que empiece el nuevo precio.
¿Debe cada factura recurrente tener su propio número?
Sí. Dale a cada factura su propio número cuando la envíes y no reutilices el del mes anterior.
¿Puedo facturar todo el año por adelantado?
Solo si el cliente lo ha aceptado por escrito. Facturar un año por adelantado sin acuerdo es un error frecuente en los acuerdos recurrentes.
¿Envía SiteReporta las facturas recurrentes automáticamente?
No. Un plan recurrente prepara un borrador cuando llega una fecha. Nunca emite ni envía nada: abres el borrador, lo revisas y lo envías tú. Crear planes forma parte de SiteReporta Pro.
Fuentes
Fuentes oficiales de las normas y las cifras mencionadas en esta guía. Las normas cambian y varían según el lugar, así que revisa el texto vigente y tus normas locales.
- GOV.UK: obligaciones de pago (fijar las condiciones de pago)
- GOV.UK: facturas, qué deben incluir
- IRS: ¿durante cuánto tiempo debo conservar los registros?
Orientación general, no asesoramiento legal, fiscal ni contable. Las normas varían según el país y el oficio.