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Wiederkehrende Rechnungen für Wartung und Pauschalarbeiten

Wiederkehrende Rechnungen für Wartung und Pauschalarbeiten

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Kurzantwort

Wiederkehrende Rechnungen stellen Wiederholungsarbeiten, etwa monatliche Reinigung oder einen Servicevertrag, nach festem Plan in Rechnung. Vereinbare Preis, Häufigkeit, Rechnungstag, Laufzeit, Preisanpassung und Kündigung vorher schriftlich. Wähle einen Rechnungstag, den es in jedem Monat gibt, prüfe jede Rechnung vor dem Versand und führe deine eigene Zahlungsübersicht.

Zu den beständigsten Einnahmen im Handwerk gehören Arbeiten, die sich wiederholen: monatliche Reinigung, Dachrinnen alle drei Monate, die jährliche Heizungswartung, eine Pauschale für Einsätze. Auch der Papierkram wiederholt sich, und der übliche Weg, Geld zu verlieren, ist schlicht, die Rechnung zu vergessen. Eine kleine Routine verhindert das.

Was sollte ich für Wiederholungsarbeiten schriftlich vereinbaren?

  • Was in jedem Besuch oder Zeitraum enthalten ist und was gesondert berechnet wird, etwa Teile und Notdienste
  • Der Preis pro Besuch oder pro Monat und die Währung
  • Wie oft und an welchem Tag du abrechnest
  • Das Startdatum und entweder ein Enddatum oder die Regelung zur Verlängerung
  • Wie und wann sich der Preis ändern kann
  • Wie jede Seite kündigen kann und mit welcher Frist

Halte diese sechs Punkte vor der ersten Rechnung schriftlich fest und lass sie vom Kunden akzeptieren. Die meisten Streitigkeiten bei wiederkehrenden Arbeiten entstehen, weil einer davon unausgesprochen blieb.

Welcher Rechnungstag funktioniert in jedem Monat?

Wähle den 1. oder den 15., nicht den 31. Ein Tag, der in jedem Monat existiert, vermeidet Fragen dazu, was im Februar passiert. Nenne auf jeder Rechnung den abgedeckten Zeitraum, zum Beispiel „Leistungszeitraum: 1. bis 30. November“, damit sich die Rechnung der Arbeit zuordnen lässt.

Beispiel: ein monatlicher Reinigungsvertrag

Ein Handwerker reinigt ein kleines Büro nach Feierabend für 450 im Monat bei einer Vereinbarung über 12 Monate. Das sind 5.400 im Jahr. Zwei Monate nicht abzurechnen heißt 900 verschenkte Arbeit, und nachzufordern ist unangenehm, weil der Kunde diese Monate in seiner Buchhaltung längst abgeschlossen hat.

Erlaubt die Vereinbarung eine jährliche Erhöhung um 3 %, beträgt der neue Monatspreis ab Monat 13 dann 463,50. Trag den Prüftermin in deinen Kalender ein und teile dem Kunden den neuen Preis schriftlich mit, bevor er gilt.

Wie prüfe ich jede Rechnung, bevor sie rausgeht?

Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Kopie der letzten, sie kopiert also auch deren Fehler. Prüfe vor jedem Versand drei Dinge: ob in diesem Zeitraum etwas Zusätzliches angefallen ist, das ergänzt werden muss (ein weiterer Einsatz, Material), ob etwas nicht erledigt wurde und gutgeschrieben werden muss und ob Datum und Zeitraum stimmen.

Gib jeder Rechnung beim Versand ihre eigene Nummer, wie in Rechnungsnummern und Zahlungsbedingungen (auf Englisch) beschrieben. Verwende nicht die Nummer der Rechnung des Vormonats noch einmal.

Warum führe ich eine eigene Zahlungsübersicht?

Bei einer wiederkehrenden Vereinbarung kann eine verspätete Zahlung monatelang unbemerkt bleiben. Führe eine einfache Liste mit jeder Rechnung, dem Versanddatum, dem Fälligkeitsdatum und dem Zahlungsdatum und prüfe sie jeden Monat. Verzugszinsen, Mahngebühren und die Regeln für den Versand wiederkehrender Rechnungen unterscheiden sich je nach Land. Prüfe deshalb, was für dein Unternehmen gilt. Bleibt eine Rechnung doch unbezahlt, lies wie du mit einem Kunden umgehst, der zu spät zahlt.

Häufige Fehler

  • Die Preisanpassung nie festhalten, sodass ein drei Jahre alter Preis unverändert bleibt
  • Das ganze Jahr im Voraus abrechnen, ohne es vereinbart zu haben
  • Dieselbe Rechnung nach einer Erinnerung ein zweites Mal versenden
  • Die Vereinbarung nach dem Enddatum weiterlaufen lassen, ohne die Verlängerung zu bestätigen

Wiederkehrende Pläne in SiteReporta

In SiteReporta geht ein wiederkehrender Plan von einer Rechnung aus, die du bereits erstellt hast. Pläne anzulegen gehört zu SiteReporta Pro. Du wählst das Intervall (wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich, vierteljährlich oder jährlich), das erste Datum und ein Enddatum, eine Anzahl von Rechnungen oder kein Ende. Kommt ein Termin, erstellt die App aus dieser Vorlage einen Rechnungsentwurf (sie holt Versäumtes beim Öffnen der App nach). Sie stellt nie etwas aus und versendet nichts: Du öffnest den Entwurf, prüfst ihn und versendest ihn selbst.

Wenn du Mitteilungen erlaubst, erinnert dich die App um 9:00 Uhr Ortszeit an die Fälligkeiten eines aktiven Plans. Die Erinnerung ist eine lokale Mitteilung auf deinem Gerät. Sie nennt den Kunden und zeigt keine Beträge. SiteReporta verfolgt nicht, ob eine Rechnung bezahlt wurde, also führe die oben beschriebene Zahlungsübersicht. Für einen einmaligen Auftrag, der in Stufen abgerechnet wird, lies Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen.

Häufige Fragen

An welchem Tag des Monats sollte ich wiederkehrende Rechnungen senden?

Wähle einen Tag, den es in jedem Monat gibt, etwa den 1. oder den 15., nicht den 31. Nenne auf jeder Rechnung den abgerechneten Zeitraum, zum Beispiel „Leistungszeitraum: 1. bis 30. November“.

Darf ich den Preis bei einem laufenden Vertrag erhöhen?

Nur so, wie die Vereinbarung es zulässt. Schreibe die Preisanpassung in den Vertrag, zum Beispiel eine jährliche Erhöhung um 3 %, trage das Datum in deinen Kalender ein und teile dem Kunden die Erhöhung schriftlich mit, bevor der neue Preis gilt.

Sollte jede wiederkehrende Rechnung eine eigene Nummer haben?

Ja. Gib jeder Rechnung beim Versand eine eigene Nummer und verwende die Nummer des Vormonats nicht erneut.

Kann ich das ganze Jahr im Voraus abrechnen?

Nur wenn der Kunde schriftlich zugestimmt hat. Ein Jahr ohne Vereinbarung im Voraus abzurechnen ist ein häufiger Fehler bei wiederkehrenden Vereinbarungen.

Versendet SiteReporta wiederkehrende Rechnungen automatisch?

Nein. Ein Plan für wiederkehrende Rechnungen bereitet einen Entwurf vor, wenn ein Termin kommt. Er stellt nichts aus und versendet nichts: Du öffnest den Entwurf, prüfst ihn und sendest ihn selbst. Pläne anzulegen gehört zu SiteReporta Pro.

Quellen

Offizielle Quellen für die Regeln und Zahlen, die in diesem Ratgeber genannt werden. Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Ort; prüfe daher den aktuellen Wortlaut und die Vorschriften vor Ort.

Allgemeine Hinweise, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gewerk.