So gehst du mit einem Kunden um, der zu spät zahlt

Veröffentlicht 2026-11-03

Kurzantwort

Behandle die ersten Erinnerungen als Service. Nenne Fälligkeitsdatum und Bedingungen auf der Rechnung, sende einen Tag nach Fälligkeit einen freundlichen Hinweis, rufe dann an und schreibe danach förmlich, nach einem Plan, den du aufgeschrieben hast. Halte jeden Kontakt fest. Zinsen, Gebühren, das Pausieren der Arbeit und Sicherungsrechte (Liens) hängen von deinem Vertrag und dem örtlichen Recht ab.

Späte Zahlung hat meist banale Gründe: Vergesslichkeit, eine fehlende Bestellnummer oder eine Freigabe, die auf einem Schreibtisch liegt geblieben ist, selten böse Absicht. Behandle die ersten Erinnerungen als Service, nicht als Konflikt. Eine feste Routine bedeutet, dass du jede Rechnung gleich nachverfolgst und sich niemand herausgegriffen fühlt.

Wie verhindere ich die meisten verspäteten Zahlungen?

Nenne das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, wie in Rechnungsnummern und Zahlungsbedingungen (auf Englisch) beschrieben
Schicke die Rechnung am Tag der Fertigstellung. Eine Rechnung zwei Wochen später verschiebt jede Zahlung um zwei Wochen
Adressiere sie an die Person, die Zahlungen freigibt, und frag vor Auftragsbeginn, wer das ist
Setze Bankverbindung und Rechnungsnummer ins PDF, damit sich die Zahlung zuordnen lässt
Verlange bei größeren Aufträgen eine Anzahlung und rechne in Stufen ab, wie in Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen

Welcher Mahnplan funktioniert bei 14 Tagen Zahlungsziel?

Tag 12, optional: ein freundlicher Hinweis, dass die Rechnung in zwei Tagen fällig ist, nützlich bei neuen Kunden
Tag 15, einen Tag überfällig: eine kurze E-Mail mit erneut angehängter Rechnung
Tag 21: eine zweite E-Mail und ein Anruf mit der Frage, ob etwas die Zahlung aufhält
Tag 28: ein förmliches Schreiben mit Betrag, ursprünglichem Fälligkeitsdatum und einem neuen Termin, bis zu dem du die Zahlung erwartest
Tag 45: eine letzte Mitteilung, was du als Nächstes tust, falls weiterhin nicht gezahlt wird

Passe die Tage an deine eigenen Bedingungen an, aber schreibe den Plan auf und halte dich daran. Gleichbleibendes Vorgehen hält den Ton freundlich.

Was sollte die erste Erinnerung sagen?

„Hallo Maria, kurze Erinnerung: Die Rechnung 1042 über 2.350, fällig am 14. März, ist bei uns noch nicht eingegangen. Die Bankverbindung steht auf der angehängten Kopie. Kannst du mir sagen, wann die Zahlung rausgeht? Falls auf der Rechnung etwas unklar ist, ruf mich an, dann kläre ich es noch heute. Danke dir.“

Halte es kurz, nenne Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum und stelle eine einzige Frage. Eine Erinnerung, die wie ein Vorwurf klingt, macht das nächste Gespräch schwerer.

Soll ich anrufen, und wie bestätige ich es schriftlich?

Ein Anruf findet den wahren Grund schneller als drei E-Mails. Frag: „Hält etwas die Zahlung auf?“ und hör zu. Schick danach zwei Zeilen, die das Vereinbarte wiederholen, zum Beispiel: „Wie besprochen zahlst du 2.350 bis Freitag, den 28. März.“ Diese Nachricht ist dein Nachweis, und ein schriftlich zugesagter Termin lässt sich schwer ignorieren.

Was, wenn der Kunde nicht auf einmal zahlen kann?

Kann der Kunde nicht auf einmal zahlen, ist ein schriftlicher Plan besser als Schweigen. Zum Beispiel lassen sich 2.400 in drei Raten zu 800 an festen Terminen zahlen. Stelle klar, dass der volle Betrag fällig bleibt, wenn ein Termin verpasst wird, und notiere, was eingegangen und was offen ist. Ob du Zinsen oder Gebühren berechnen darfst, hängt von der Vereinbarung und den örtlichen Regeln ab.

Was, wenn der Kunde die Rechnung beanstandet?

Frag schriftlich, welche Position genau beanstandet wird und warum. Prüfe sie anhand des angenommenen Angebots und der Unterlagen zu Nachträgen (auf Englisch). Wird ein Teil der Rechnung nicht beanstandet, bitte darum, ihn sofort zu zahlen. Fotos und datierte Berichte, wie in Tipps zur Fotodokumentation auf der Baustelle (auf Englisch), belegen, dass die Arbeit erledigt wurde.

Darf ich die Arbeit pausieren, Gebühren berechnen oder Forderungen eintreiben?

Stehen noch Stufen aus, hängt es von deinem Vertrag und dem örtlichen Recht ab, ob du die Arbeit bis zur Zahlung der überfälligen Rechnung unterbrechen darfst. Lies also den Vertrag und kündige es schriftlich an, bevor du aufhörst. An vielen Orten müssen Verzugsgebühren und Zinsen vorab vereinbart sein, andere gewähren bei verspäteten Rechnungen zwischen Unternehmen einen gesetzlichen Zinsanspruch und eine feste Pauschale (zum Beispiel Großbritannien und die EU), und manche begrenzen, was du verlangen darfst. Manche Orte kennen außerdem besondere Zahlungsansprüche oder Sicherungsverfahren für Bauleistungen, oft mit kurzen Fristen. Diese Regeln unterscheiden sich stark. Prüfe deshalb die örtlichen Vorschriften oder frag vor dem Handeln eine Fachperson vor Ort. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Ein Inkassounternehmen oder ein Gericht für kleine Forderungen kann bei größeren Summen eine Option sein. Wäge Kosten und Zeit gegen die offene Summe ab und lass dir die Gebühren schriftlich geben, bevor du etwas aus der Hand gibst.

Was sollte ich zu jedem Kontakt festhalten?

Datum, Weg und Person bei jeder Erinnerung oder jedem Anruf
Was zugesagt wurde und bis wann
Das angenommene Angebot oder die schriftliche Vereinbarung
Datierte Baustellenberichte und Fotos, die zeigen, dass die Arbeit abgeschlossen ist
Eine Kopie jeder Rechnung, wie versendet, mit ihrer Nummer

Wobei SiteReporta hilft

SiteReporta erstellt Rechnungen als PDF mit einer Nummer, einem Fälligkeitsdatum auf Basis deiner voreingestellten Zahlungstage (14, sofern du es nicht änderst) und deiner Bankverbindung. Mit SiteReporta Pro kann das PDF zusätzlich einen Link oder QR-Code zur Online-Zahlung enthalten, der auf deine eigene Seite zeigt. Baustellenberichte mit Fotos liefern dir den datierten Nachweis der erledigten Arbeit.

Die App nimmt keine Zahlungen entgegen, erfasst nicht, ob eine Rechnung bezahlt wurde, und verschickt keine Mahnungen. Führe deshalb eine eigene Liste der Rechnungen mit Versanddatum, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdatum und prüfe sie jede Woche.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die erste Zahlungserinnerung senden?

Bei 14 Tagen Zahlungsziel einen Tag nach dem Fälligkeitsdatum, mit erneut angehängter Rechnung. Bei neuen Kunden kann ein freundlicher Hinweis zwei Tage vor Fälligkeit helfen.

Darf ich bei einer verspäteten Rechnung Zinsen berechnen?

Das hängt von deinem Vertrag und dem örtlichen Recht ab. An vielen Orten müssen Verzugsgebühren vorab vereinbart sein. Das Vereinigte Königreich gibt bei verspäteten Forderungen zwischen Unternehmen einen gesetzlichen Zinsanspruch von 8 % über dem Basiszinssatz der Bank of England, und die EU-Richtlinie sieht mindestens 8 Prozentpunkte über dem Referenzzinssatz vor.

Gibt es eine feste Pauschale für die Beitreibung einer verspäteten Forderung?

Im Vereinigten Königreich gilt bei verspäteten Rechnungen zwischen Unternehmen je nach Forderungshöhe eine feste Summe von 40, 70 oder 100 Pfund, und die EU-Richtlinie sieht mindestens 40 Euro vor. Anderswo hängt es von deinem Vertrag und dem örtlichen Recht ab.

Darf ich die Arbeit einstellen, wenn der Kunde nicht gezahlt hat?

Ob du die Arbeit pausieren darfst, hängt von deinem Vertrag und dem örtlichen Recht ab. Lies den Vertrag und kündige es schriftlich an, bevor du aufhörst.

Was, wenn der Kunde die Rechnung beanstandet?

Frag schriftlich, welche Position genau beanstandet wird und warum. Prüfe sie anhand des angenommenen Angebots und der Unterlagen zu Nachträgen, bitte darum, den unstrittigen Teil sofort zu zahlen, und belege mit datierten Baustellenberichten und Fotos, dass die Arbeit erledigt wurde.

Quellen

Offizielle Quellen für die Regeln und Zahlen, die in diesem Ratgeber genannt werden. Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Ort; prüfe daher den aktuellen Wortlaut und die Vorschriften vor Ort.

Allgemeine Hinweise, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gewerk.