App, foglio di calcolo o carta per i preventivi: cosa va bene a un piccolo artigiano?

Pubblicato 2026-11-03

Non esiste un unico modo giusto di scrivere un preventivo. Per pochi lavori al mese possono bastare un blocco e una penna, mentre in una settimana piena di preventivi è più comodo uno strumento che fa i conti al posto tuo. Questa guida confronta le tre opzioni più comuni e ti propone una prova semplice, così scegli in base ai tuoi numeri e non per abitudine. Per il contenuto del preventivo vero e proprio, leggi come scrivere un preventivo per un lavoro.

Cosa fa bene ciascuna opzione e dove è debole?

Nessuna delle tre è la migliore in ogni caso. Quella giusta è quella che userai davvero dopo una lunga giornata in cantiere.

Quanti preventivi scrivi ogni mese?

Se ne scrivi meno di cinque al mese e ciascuno è semplice, spesso bastano la carta o un modello di base. Se ne scrivi dieci o più, o riutilizzi sempre gli stessi prezzi, il tempo perso a riscrivere costa più di qualsiasi strumento.

Un controllo utile: cronometra il tuo prossimo preventivo, dalla prima nota alla copia finita in mano al cliente. Moltiplica per il numero che ne scrivi in un mese. Se il risultato supera qualche ora, vale la pena provare uno strumento.

Da dove nascono di solito gli errori nei preventivi?

• Errori di calcolo su lunghi elenchi di righe
• Imposta aggiunta due volte, o non aggiunta affatto
• Il nome o l'indirizzo di un vecchio cliente rimasto in un file copiato
• Due preventivi con lo stesso numero
• Un listino non aggiornato perché esiste in tre posti diversi
• Al cliente è arrivata una versione diversa da quella che hai salvato

La carta è esposta al primo e all'ultimo punto. Il foglio di calcolo è esposto a quelli centrali, quando una formula o una riga copiata va storta. Un'app ne elimina alcuni per come è fatta, ma i totali vanno comunque riletti prima dell'invio.

E per archivio, foto e copie di sicurezza?

Qualunque strumento usi, conserva una copia di ogni preventivo che invii e di ogni preventivo che il cliente accetta. Le copie su carta richiedono una cartella e un posto dove tenerla. Un foglio di calcolo richiede una regola per i nomi dei file e un backup. Un'app dovrebbe permetterti di esportare i documenti, così non resti bloccato se cambi telefono.

Per quanto tempo devi conservare i documenti dell'attività dipende dal tuo paese e dalle regole fiscali, quindi controlla le regole locali. Le fonti ufficiali qui sotto spiegano il principio per due paesi.

Come provo un metodo prima di cambiare?

• Scegli i prossimi tre lavori veri, non uno inventato
• Scrivi ciascuno con il nuovo metodo e cronometralo
• Controlla i totali con una calcolatrice
• Invia il PDF o la copia a te stesso e leggilo come lo leggerebbe il cliente
• Chiediti se riusciresti a ritrovare il preventivo tra un anno

Esempio svolto: un lavoro richiede 12 ore di manodopera a 60 e 380 di materiali. L'imponibile è 720 + 380 = 1.100. Con un'imposta dell'8% aggiunta in più, l'imposta è 88 e il totale è 1.188. Qualsiasi metodo tu provi dovrebbe darti le stesse cifre, e l'aliquota qui è solo un esempio.

Per calcolare il prezzo del lavoro, leggi ricarico e margine. Per un'impaginazione da copiare su carta o in un foglio di calcolo, guarda il modello di preventivo.

Dove si colloca SiteReporta?

SiteReporta è un'app per preventivi e fatture per iPhone e iPad. Tiene un catalogo di manodopera e materiali, aggiunge l'imposta sopra i prezzi o la include al loro interno, mostra solo a te costo, utile, margine e ricarico, ed esporta un PDF ordinato. Non serve un account e i dati restano sul tuo dispositivo.

La versione gratuita ti permette di creare 3 preventivi e di tenere 2 clienti attivi e 15 voci di catalogo, quindi puoi fare la prova dei tre lavori descritta sopra senza pagare. Nulla di ciò che hai già creato viene bloccato. SiteReporta non incassa pagamenti e non registra se una fattura è stata pagata, quindi tieni un tuo elenco di ciò che è stato pagato.

Domande frequenti

Un preventivo scritto a mano è accettabile?

Spesso sì, se è chiaro su ambito, prezzo e condizioni e il cliente ne riceve una copia. In alcuni luoghi per certi lavori valgono regole sul contratto scritto, quindi controlla le regole locali.

Un foglio di calcolo basta per i preventivi?

Può bastare, se lo costruisci con cura e provi le formule. I rischi sono un errore di formula nascosto e il lavoro manuale per numerazione, PDF e backup.

Quando conviene un'app per i preventivi?

Quando scrivi preventivi spesso, riutilizzi gli stessi prezzi o vuoi che totali, imposta, numerazione e PDF siano gestiti in modo coerente. Cronometra prima un preventivo per vedere quanto lavoro ti farebbe risparmiare.

Posso provare SiteReporta senza pagare?

Sì. La versione gratuita comprende 3 preventivi, 2 clienti attivi, 15 voci di catalogo e il modello PDF Minimal. Report di cantiere, fatture e backup non hanno limiti.

Per quanto tempo devo conservare le copie dei preventivi?

Dipende dal tuo paese e dalle regole fiscali, quindi controlla le regole locali. Conservare i preventivi accettati insieme alla fattura corrispondente è una buona abitudine ovunque.

Fonti

Fonti ufficiali per le regole e le cifre citate in questa guida. Le regole cambiano e dipendono dal luogo: controlla il testo in vigore e le norme locali.

• Tutela dei consumatori della Nuova Zelanda: preventivi e stime
• IRS: quali registri devo conservare
• GOV.UK: registri dell'attività per i lavoratori autonomi, per quanto tempo conservarli

Indicazioni generali, non consulenza legale, fiscale o contabile. Le regole cambiano da paese a paese e da mestiere a mestiere.