Come scrivere un preventivo per un lavoro
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Risposta breve
Un preventivo è il tuo prezzo scritto per un lavoro, dato prima dell'inizio dei lavori. Descrivi l'ambito con parole semplici, elenca manodopera e materiali su righe separate, mostra imposta e sconti, aggiungi le condizioni e invia un PDF ordinato. Controlla che il margine copra le spese generali prima di inviarlo.
Un preventivo è il tuo prezzo scritto per un lavoro, dato prima che i lavori comincino. Uno chiaro crea fiducia, fissa le aspettative e ti dà un riferimento quando il cliente chiede extra. Ecco un modo pratico per prepararne uno, con un esempio svolto alla fine. Se vuoi un layout da copiare, guarda il modello di preventivo.
Cosa deve dire l'ambito dei lavori?
Scrivi cosa farai, dove e cosa non è incluso. Indica le ipotesi da cui dipende il prezzo, come l'accesso al cantiere, lo stato dei luoghi o i materiali forniti dal cliente. Un ambito vago è la causa più comune di discussioni sul prezzo in seguito. Per un esempio svolto, leggi come scrivere l'ambito dei lavori.
Come divido il prezzo tra manodopera, materiali e altri costi?
Elenca ogni voce su una riga a parte, con quantità, unità e prezzo unitario. Raggruppa le righe in sezioni che seguono il lavoro, per esempio demolizione, impianti sottotraccia e finiture, così il cliente vede dove vanno i soldi.
Se prepari spesso preventivi per lavori simili, tieni un listino delle tue tariffe abituali di manodopera e dei materiali. Fai prima e mantieni i prezzi coerenti da un lavoro all'altro.
Come controllo costo, utile, margine e ricarico?
Il costo è quello che il lavoro costa a te. L'utile è il prezzo meno il costo. Il ricarico è l'utile diviso per il costo, e il margine è l'utile diviso per il prezzo. I due si confondono facilmente.
Esempio: un lavoro ti costa 800 e lo fai pagare 1.000. L'utile è 200, il ricarico è il 25% e il margine è il 20%. Se vuoi un margine del 20%, ti serve un ricarico del 25%, non del 20%.
Questi numeri sono per te. Il preventivo del cliente di norma mostra i prezzi, non il tuo costo né il tuo margine.
Come mostro l'imposta e gli sconti?
Indica se i tuoi prezzi comprendono l'imposta o se questa è aggiunta in più, e mostra ogni sconto su una riga a parte. Le regole e le aliquote fiscali dipendono da dove lavori e da cosa vendi, quindi verifica cosa vale per la tua attività prima di decidere come presentarle.
Quali condizioni vanno in un preventivo?
Scrivi per quanto tempo il prezzo è valido, quando puoi iniziare, quanto dovrebbe durare il lavoro e come vuoi essere pagato, per esempio un acconto e un saldo finale. Aggiungi come verranno prezzate le modifiche all'ambito. Per un lavoro fatturato per fasi, vedi fatture di acconto e di avanzamento.
Diciture e requisiti legali cambiano da paese a paese e da mestiere a mestiere, quindi usa condizioni adatte alla tua attività.
Come lo invio e come faccio il sollecito?
Invia il preventivo in PDF con ragione sociale, recapiti e logo, e con un numero e una data a cui fare riferimento. Ricontatta il cliente dopo qualche giorno. Spesso basta un breve messaggio per chiedere se ha domande.
Che aspetto ha un preventivo finito?
Ecco una piccola riparazione di una terrazza prezzata con la lista qui sopra. Le quantità, le tariffe e l'aliquota IVA dell'8% sono esempi, non riferimenti.
| Voce | Calcolo | Importo |
|---|---|---|
| Rimozione e smaltimento delle vecchie tavole | 12 m² x 18,00 | 216,00 |
| Tavole in legno trattato in autoclave, consegnate | 12 m² x 62,00 | 744,00 |
| Riparazione dei travetti e fissaggi | 1 a corpo | 310,00 |
| Manodopera di posa | 14 ore x 55,00 | 770,00 |
| Imponibile | somma delle quattro voci | 2.040,00 |
| IVA aggiunta | 8% di 2.040,00 | 163,20 |
| Totale | 2.040,00 + 163,20 | 2.203,20 |
Il cliente vede un totale di 2.203,20. Ora controlla il tuo lato. Supponi che le tavole ti costino 640, i materiali per i travetti 210 e lo smaltimento 60, e che 14 ore di manodopera ti costino 532 a 38 l'ora. Il tuo costo è 1.442, quindi l'utile prima dell'imposta è 2.040 meno 1.442, cioè 598: un margine del 29,3% e un ricarico del 41,5%.
Se le tue spese generali richiedono un margine del 35%, sai prima di inviare che questo prezzo è troppo basso. Il prezzo per un margine del 35% è 1.442 / 0,65, circa 2.218 prima dell'imposta.
Quali errori costano di più?
- Fare il prezzo a memoria invece che da un ambito scritto
- Dimenticare smaltimento, consegna, permessi o noleggio di attrezzature
- Non dire se l'imposta è inclusa
- Non indicare per quanto tempo il prezzo è valido
- Mostrare costo e margine sul documento del cliente
- Inviare un prezzo senza numero né data, così nessuno può farvi riferimento in seguito
Scrivere preventivi in SiteReporta
SiteReporta è un'app per iPhone e iPad pensata per questo flusso di lavoro. Costruisci un preventivo dal tuo listino di manodopera e materiali, con sezioni, sconti e imposta aggiunta o già compresa nei tuoi prezzi, ed esporti un PDF in A4 o US Letter con il tuo logo. Costo, utile, margine e ricarico li vedi mentre lavori e non compaiono mai nel PDF del cliente.
Quando il cliente accetta, leggi preventivo e fattura a confronto per vedere come funziona il passo successivo, oppure tieni un registro giornaliero del lavoro con un rapporto di cantiere.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra preventivo e stima?
Molte agenzie di tutela dei consumatori considerano il preventivo un prezzo fisso e la stima un'approssimazione, ma nei mestieri le due parole si usano in modo libero. Comunque lo chiami, scrivi se il prezzo è fisso e cosa succede se l'ambito cambia. Vedi preventivo e fattura a confronto.
Per quanto tempo deve restare valido un preventivo?
Non c'è una durata standard. Scegli un periodo adatto alla velocità con cui cambiano i prezzi dei materiali, di solito alcune settimane, e scrivi la data di scadenza sul documento.
Il preventivo deve mostrare il mio margine di utile?
Di norma no. Il cliente vede i prezzi. Costo, utile, margine e ricarico sono per te, e SiteReporta li tiene fuori dal PDF.
Devo mostrare l'imposta in un preventivo?
Indica se i prezzi comprendono l'imposta o se questa è aggiunta in più, e mostrala in modo chiaro. Aliquote e regole dipendono da dove lavori, quindi verifica cosa vale per la tua attività.
Un preventivo è vincolante per legge?
Dipende dal paese, dalla formulazione e da ciò che il cliente accetta, quindi non dare nulla per scontato. Scrivi chiaramente se il prezzo è fisso, cosa copre e come vengono prezzate le modifiche, e controlla le norme locali.
Fonti
Fonti ufficiali per le regole e le cifre citate in questa guida. Le regole cambiano e dipendono dal luogo: controlla il testo in vigore e le norme locali.
- FTC Consumer Advice: come evitare una truffa sulle ristrutturazioni (cosa deve includere un preventivo scritto)
- Consumer Rights Act 2015, sezione 51 (Regno Unito): prezzo di un servizio quando non è stato concordato
- Tutela dei consumatori della Nuova Zelanda: preventivi e stime
Indicazioni generali, non consulenza legale, fiscale o contabile. Le regole cambiano da paese a paese e da mestiere a mestiere.