Come tenere traccia di costi e utile di ogni commessa

Pubblicato 2026-11-03

Il ricavo è ciò che paga il cliente. L'utile è ciò che resta dopo tutto quello che la commessa ti è costata. Molti piccoli artigiani conoscono il primo numero e stimano il secondo. Tenere traccia dei costi per commessa richiede circa dieci minuti a settimana e mostra quali lavori rendono e quali ti tengono solo occupato.

In quali quattro categorie va ogni costo?

• Manodopera: il tempo della tua squadra e il tuo
• Materiali: tutto ciò che è stato comprato per questa commessa, trasporto compreso
• Subappaltatori: lavoro che hai fatto fare e pagato a qualcun altro
• Altri costi di cantiere: costi di smaltimento, noleggio attrezzature, carburante, tasse per i permessi, parcheggio

Tieni le spese generali, come assicurazione, rate del veicolo, telefono e software, fuori dalla commessa. Sono denaro vero, ma appartengono all'attività, non a un singolo lavoro. Te ne occupi alla fine.

Quando registro un costo?

Usa un elenco per commessa, con lo stesso nome del preventivo. Per ogni costo scrivi data, fornitore, categoria e importo e fotografa lo scontrino. Uno scontrino dimenticato nel furgone è un costo che vedrai solo quando sarà troppo tardi.

Basta un foglio di calcolo. Non conta lo strumento ma l'abitudine: inserisci i numeri lo stesso giorno, non l'ultimo venerdì del mese.

Come do un prezzo al mio tempo?

Se lavori tu stesso sulla commessa, assegna una tariffa alle tue ore, per esempio i 40 all'ora che pagheresti a qualcuno per lo stesso lavoro. Senza, una commessa sembra redditizia quando in realtà ti ha pagato solo uno stipendio. Per i dipendenti usa il costo pieno di un'ora, cioè la retribuzione più imposte, assicurazioni e benefit che paghi in aggiunta. Chiedi al tuo commercialista quale percentuale si applica dove lavori.

Esempio: una recinzione di 48 metri

Fai un preventivo di 5.200. Il costo stimato è: materiali 1.900, manodopera 40 ore a 35 (1.400) e smaltimento e noleggio 150, in totale 3.450. L'utile previsto è 1.750, cioè un margine del 33,7% e un ricarico del 50,7%. Ricarico e margine (in inglese) spiega perché questi due numeri differiscono.

A lavoro chiuso, i costi reali sono: materiali 2.150 (un aumento di prezzo e due pali in più), manodopera 52 ore a 35 (1.820) e smaltimento e noleggio 150, in totale 4.120. L'utile reale è 1.080, un margine del 20,8%. Hai guadagnato 670 in meno del previsto.

Come confronto preventivo e costo reale?

• Materiali: 1.900 previsti, 2.150 reali, 250 in più (13%)
• Manodopera: 1.400 previste, 1.820 reali, 420 in più (30%)
• Smaltimento e noleggio: 150 previsti, 150 reali, in linea

La manodopera spiega la maggior parte dello scarto. Avevi previsto 40 ore per 48 metri, cioè 0,83 ore al metro. Il lavoro ha richiesto 1,08 ore al metro. Se prezzi la prossima recinzione a 1,1 ore al metro, risolvi il problema alla fonte invece di lavorare più in fretta. Se prepari il piano partendo da un ambito dei lavori chiaro, il confronto resta equo, perché i costi previsti descrivono lo stesso lavoro che è stato eseguito.

Quale routine settimanale richiede dieci minuti?

• Inserisci gli scontrini e le fatture dei fornitori della settimana nell'elenco di ogni commessa
• Aggiungi le ore lavorate per commessa, dai tuoi appunti o dai rapporti giornalieri di cantiere
• A circa metà lavoro e di nuovo verso la fine, confronta il costo corrente con il costo stimato
• Scrivi una riga su tutto ciò che ti ha sorpreso, come un danno nascosto o una consegna in ritardo
• A commessa chiusa, annota utile e margine finali in un unico posto per poter confrontare le commesse

Dove entrano le spese generali?

L'utile delle commesse deve coprire le spese generali. Se le tue sono 2.400 al mese e la commessa media lascia 1.750, ti servono circa 1,4 commesse al mese solo per andare in pari, prima di pagare te stesso. Conoscere questo numero ti dice se un lavoro da 400 vale il viaggio.

I costi di commessa in SiteReporta

In SiteReporta gli articoli del catalogo memorizzano sia un costo sia un prezzo di vendita. Mentre prepari un preventivo, l'app ti mostra il costo totale, l'utile, il margine e il ricarico. Questi numeri sono solo per te e non compaiono mai nel PDF del cliente. Derivano dai costi che inserisci nel preventivo, quindi considerali il piano.

L'app non registra scontrini, costi reali o ore. Tieni i dati reali in un tuo elenco e confrontali con il piano. I tuoi rapporti giornalieri di cantiere (in inglese), che annotano ogni giorno il numero di persone della squadra e il lavoro svolto, ti aiutano a ricostruire le ore in seguito. Il trattamento fiscale dei costi varia da paese a paese, quindi controlla le regole locali o chiedi al tuo commercialista.

Errori comuni

• Lasciare fuori le tue ore, nascondendo una perdita
• Mescolare due commesse su un solo scontrino e non dividerlo mai
• Confrontare l'utile con i ricavi senza controllare che i costi siano completi
• Guardare i numeri solo a lavoro finito, troppo tardi per cambiare qualcosa
• Non riportare mai il risultato nel preventivo successivo

Domande frequenti

Ogni quanto devo aggiornare i costi di commessa?

Aggiungi scontrini e ore almeno una volta a settimana e confronta il costo corrente con il preventivo a metà lavoro circa e di nuovo verso la fine. Guardare solo a lavoro finito è troppo tardi per cambiare qualcosa.

Cosa è un costo di commessa e cosa una spesa generale?

Manodopera, materiali, subappaltatori e altri costi di quel lavoro sono costi di commessa. Assicurazione, rate del veicolo, telefono e software appartengono all'attività nel suo complesso, quindi tienili fuori dalla commessa.

Mi serve un programma di contabilità per tenere traccia dei costi?

No. Basta un foglio di calcolo con un elenco per commessa. Conta più l'abitudine di inserire i numeri il giorno in cui nascono che lo strumento.

Per quanto tempo devo conservare scontrini e registri dei costi?

Dipende da dove lavori. L'IRS indica tre anni come regola generale per la maggior parte dei documenti, con periodi più lunghi in certi casi, e le indicazioni britanniche prevedono almeno cinque anni dopo la scadenza di presentazione del 31 gennaio. Controlla le regole che valgono per te.

SiteReporta tiene traccia dei costi e delle ore reali?

No. Mostra costo previsto, utile, margine e ricarico mentre costruisci un preventivo, solo a te. Tieni scontrini e ore reali in un tuo elenco e confrontali con il previsto.

Fonti

Fonti ufficiali per le regole e le cifre citate in questa guida. Le regole cambiano e dipendono dal luogo: controlla il testo in vigore e le norme locali.

• IRS Publication 583: avviare un'attività e tenere i registri
• IRS: per quanto tempo conservare i documenti?
• GOV.UK: registri aziendali per i lavoratori autonomi, per quanto tempo conservarli

Indicazioni generali, non consulenza legale, fiscale o contabile. Le regole cambiano da paese a paese e da mestiere a mestiere.