Cómo controlar los costes y el beneficio de cada obra
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Respuesta breve
Para seguir los costes de una obra, reparte cada coste en mano de obra, materiales, subcontratas y otros costes de la obra, anótalo el mismo día en que ocurre y ponle una tarifa a tus propias horas. Compara lo real con el presupuesto línea por línea y lleva la diferencia a tu próxima oferta. Mantén los gastos generales aparte, pero asegúrate de que el beneficio de la obra los cubra.
Los ingresos son lo que paga el cliente. El beneficio es lo que queda después de todo lo que te costó la obra. Muchos contratistas pequeños conocen la primera cifra y adivinan la segunda. Controlar los costes por obra lleva unos diez minutos a la semana y muestra qué tipos de trabajo rinden y cuáles solo te mantienen ocupado.
¿En qué cuatro cajones debe ir cada coste?
- Mano de obra: el tiempo de tu equipo y el tuyo
- Materiales: todo lo comprado para esta obra, con el transporte
- Subcontratas: trabajo que pagaste a otra persona para que lo hiciera
- Otros costes de obra: tasas de vertido, alquiler de equipos, combustible, tasas de licencia, aparcamiento
Deja los gastos generales, como el seguro, las cuotas del vehículo, el teléfono y el software, fuera de la obra. Son dinero real, pero pertenecen al negocio, no a una obra concreta. Los tratas al final.
¿Cuándo debo anotar un coste?
Usa una lista por obra, con el mismo nombre que el presupuesto. Para cada coste escribe la fecha, el proveedor, el cajón y el importe, y haz una foto del ticket. Un ticket olvidado en la furgoneta es un coste que no verás hasta que ya no sirva para nada.
Una hoja de cálculo basta. Lo importante no es la herramienta sino el hábito: añade las cifras el mismo día, no el último viernes del mes.
¿Cómo le pongo precio a mi propio tiempo?
Si trabajas tú en la obra, asigna una tarifa a tus horas, por ejemplo los 40 por hora que pagarías a otra persona por el mismo trabajo. Sin ella, una obra parece rentable cuando solo te pagó un sueldo. Para los empleados, usa el coste completo de una hora, que es el salario más los impuestos, seguros y prestaciones que pagas además. Pregunta a tu gestor qué porcentaje se aplica donde trabajas.
Ejemplo: una valla de 48 metros
Presupuestas 5.200. Tu coste estimado es: materiales 1.900, mano de obra 40 horas a 35 (1.400) y vertido y alquiler 150, en total 3.450. El beneficio previsto es 1.750, es decir, un margen del 33,7 % y un recargo sobre coste del 50,7 %. Recargo y margen (en inglés) explica por qué esas dos cifras difieren.
Al cerrar la obra, los costes reales son: materiales 2.150 (una subida de precio y dos postes más), mano de obra 52 horas a 35 (1.820) y vertido y alquiler 150, en total 4.120. El beneficio real es 1.080, un margen del 20,8 %. Ganaste 670 menos de lo previsto.
¿Cómo comparo el presupuesto con el coste real?
- Materiales: 1.900 previstos, 2.150 reales, 250 de más (13 %)
- Mano de obra: 1.400 previstos, 1.820 reales, 420 de más (30 %)
- Vertido y alquiler: 150 previstos, 150 reales, según lo previsto
La mano de obra explica la mayor parte de la diferencia. Habías previsto 40 horas para 48 metros, es decir, 0,83 horas por metro. La obra necesitó 1,08 horas por metro. Si presupuestas la próxima valla a 1,1 horas por metro, corriges el problema en su origen en lugar de trabajar más deprisa. Si preparas el plan a partir de un alcance de los trabajos claro, esta comparación es justa, porque los costes previstos describen la misma obra que se ejecutó.
¿Qué rutina semanal lleva diez minutos?
- Anota los tickets y las facturas de proveedores de la semana en la lista de cada obra
- Añade las horas trabajadas por obra, a partir de tus notas o de tus partes diarios de obra
- A mitad de camino y otra vez hacia el final, compara el coste acumulado con el coste estimado
- Escribe una línea sobre lo que te sorprendió, como un daño oculto o una entrega tardía
- Al cerrar la obra, anota el beneficio y el margen finales en un mismo sitio para poder comparar obras
¿Dónde encajan los gastos generales?
El beneficio de las obras tiene que pagar los gastos generales. Si los tuyos son 2.400 al mes y la obra media deja 1.750, necesitas unas 1,4 obras al mes solo para no perder, antes de pagarte a ti. Conocer esa cifra te dice si un trabajo de 400 merece el desplazamiento.
Costes de obra en SiteReporta
En SiteReporta los artículos de tu catálogo guardan un coste y un precio de venta. Mientras preparas un presupuesto, la app te muestra el coste total, el beneficio, el margen y el recargo. Estas cifras son solo para ti y nunca aparecen en el PDF del cliente. Salen de los costes que introduces en el presupuesto, así que considéralas el plan.
La app no registra tickets, costes reales ni horas. Lleva las cifras reales en tu propia lista y compáralas con el plan. Tus partes diarios de obra (en inglés), que anotan cada día el número de personas del equipo y el trabajo realizado, te ayudan a reconstruir las horas después. El tratamiento fiscal de los costes varía según el país, así que consulta la normativa local o a tu gestor.
Errores frecuentes
- Dejar fuera tus propias horas, lo que oculta una pérdida
- Mezclar dos obras en un mismo ticket y no repartirlo nunca
- Comparar el beneficio con los ingresos sin comprobar que los costes están completos
- Mirar las cifras solo cuando la obra ha terminado, demasiado tarde para cambiar nada
- No trasladar nunca el resultado al siguiente presupuesto
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debo actualizar los costes de obra?
Añade los recibos y las horas como mínimo cada semana, y compara el coste acumulado con el presupuesto hacia la mitad de la obra y otra vez cerca del final. Mirar solo cuando la obra ha terminado es tarde para cambiar nada.
¿Qué cuenta como coste de obra y qué como gastos generales?
La mano de obra, los materiales, las subcontratas y otros costes de esa obra son costes de obra. El seguro, las cuotas del vehículo, el teléfono y el software pertenecen al negocio en conjunto, así que déjalos fuera de la obra.
¿Necesito un programa de contabilidad para seguir los costes?
No. Basta una hoja de cálculo con una lista por obra. El hábito de anotar las cifras el mismo día importa más que la herramienta.
¿Cuánto tiempo debo conservar los recibos y los registros de costes?
Depende de dónde trabajes. El IRS dice que tres años es el plazo habitual para la mayoría de los registros, con plazos más largos en algunos casos, y la guía del Reino Unido pide al menos cinco años después del plazo de presentación del 31 de enero. Revisa las normas que se aplican a ti.
¿Registra SiteReporta los costes y las horas reales?
No. Muestra el coste previsto, el beneficio, el margen y el recargo mientras preparas un presupuesto, solo para ti. Lleva tus recibos y horas reales en tu propia lista y compáralos con el plan.
Fuentes
Fuentes oficiales de las normas y las cifras mencionadas en esta guía. Las normas cambian y varían según el lugar, así que revisa el texto vigente y tus normas locales.
- IRS Publication 583: cómo empezar un negocio y llevar registros
- IRS: ¿durante cuánto tiempo debo conservar los registros?
- GOV.UK: registros del negocio si eres autónomo, cuánto tiempo conservarlos
Orientación general, no asesoramiento legal, fiscal ni contable. Las normas varían según el país y el oficio.