So erfasst du Kosten und Gewinn bei jedem Auftrag

Veröffentlicht 2026-11-03

Der Umsatz ist das, was der Kunde zahlt. Der Gewinn ist das, was nach allen Kosten des Auftrags übrig bleibt. Viele kleine Betriebe kennen die erste Zahl und schätzen die zweite. Kosten je Auftrag zu erfassen dauert etwa zehn Minuten pro Woche und zeigt, welche Arbeiten sich lohnen und welche dich nur beschäftigen.

In welche vier Kategorien gehört jede Ausgabe?

• Arbeit: die Zeit deines Teams und deine eigene Zeit
• Material: alles, was für diesen Auftrag gekauft wurde, einschließlich Lieferung
• Subunternehmer: Arbeit, für die du jemand anderen bezahlt hast
• Sonstige Auftragskosten: Entsorgungsgebühren, Gerätemiete, Kraftstoff, Genehmigungsgebühren, Parken

Lass die Gemeinkosten wie Versicherung, Fahrzeugraten, Telefon und Software außerhalb des Auftrags. Sie sind echtes Geld, gehören aber zum Betrieb und nicht zu einem einzelnen Auftrag. Du kümmerst dich am Ende darum.

Wann sollte ich eine Ausgabe erfassen?

Führe eine Liste je Auftrag, mit demselben Namen wie das Angebot. Schreibe zu jeder Ausgabe Datum, Lieferant, Kategorie und Betrag auf und fotografiere den Beleg. Ein Beleg, der im Transporter liegen bleibt, ist ein Kostenpunkt, den du erst siehst, wenn es zu spät ist.

Eine Tabelle reicht. Es kommt nicht auf das Werkzeug an, sondern auf die Gewohnheit: Trag die Zahlen am selben Tag ein, nicht am letzten Freitag des Monats.

Wie gebe ich meiner eigenen Zeit einen Preis?

Arbeitest du selbst auf dem Auftrag, gib deinen Stunden einen Satz, zum Beispiel die 40 je Stunde, die du jemandem für dieselbe Arbeit zahlen würdest. Ohne ihn wirkt ein Auftrag rentabel, obwohl er dir nur einen Lohn eingebracht hat. Bei Angestellten nimm die vollen Kosten einer Stunde, also Lohn plus Steuern, Versicherungen und Leistungen, die du obendrauf zahlst. Frag deine Steuerberatung, welcher Prozentsatz bei dir gilt.

Beispiel: ein 48 Meter langer Zaun

Du bietest 5.200 an. Deine geschätzten Kosten sind Material 1.900, Arbeit 40 Stunden zu 35 (1.400) und Entsorgung und Miete 150, zusammen 3.450. Der geplante Gewinn beträgt 1.750, also eine Marge von 33,7 % und ein Aufschlag von 50,7 %. Aufschlag und Marge (auf Englisch) erklärt, warum sich diese beiden Zahlen unterscheiden.

Beim Abschluss sind die tatsächlichen Kosten: Material 2.150 (eine Preiserhöhung und zwei zusätzliche Pfosten), Arbeit 52 Stunden zu 35 (1.820) und Entsorgung und Miete 150, zusammen 4.120. Der tatsächliche Gewinn beträgt 1.080, eine Marge von 20,8 %. Du hast 670 weniger verdient als geplant.

Wie vergleiche ich das Angebot mit den tatsächlichen Kosten?

• Material: 1.900 geplant, 2.150 tatsächlich, 250 darüber (13 %)
• Arbeit: 1.400 geplant, 1.820 tatsächlich, 420 darüber (30 %)
• Entsorgung und Miete: 150 geplant, 150 tatsächlich, im Plan

Die Arbeit erklärt den größten Teil der Lücke. Du hattest 40 Stunden für 48 Meter geplant, also 0,83 Stunden je Meter. Der Auftrag brauchte 1,08 Stunden je Meter. Kalkulierst du den nächsten Zaun mit 1,1 Stunden je Meter, löst du das Problem an der Quelle, statt schneller zu arbeiten. Wenn du den Plan aus einem klaren Leistungsumfang ableitest, bleibt dieser Vergleich fair, weil die geplanten Kosten dieselbe Arbeit beschreiben, die tatsächlich ausgeführt wurde.

Welche Wochenroutine dauert zehn Minuten?

• Die Belege und Lieferantenrechnungen der Woche in die Liste jedes Auftrags eintragen
• Die geleisteten Stunden je Auftrag ergänzen, aus deinen Notizen oder deinen täglichen Baustellenberichten
• Etwa zur Hälfte und noch einmal kurz vor dem Ende die laufenden Kosten mit den geschätzten Kosten vergleichen
• Eine Zeile zu allem schreiben, was dich überrascht hat, etwa ein verdeckter Schaden oder eine späte Lieferung
• Beim Abschluss den endgültigen Gewinn und die Marge an einer Stelle festhalten, damit du Aufträge vergleichen kannst

Wie passen die Gemeinkosten ins Bild?

Der Gewinn aus den Aufträgen muss die Gemeinkosten tragen. Betragen deine Gemeinkosten 2.400 im Monat und bringt der durchschnittliche Auftrag 1.750, brauchst du etwa 1,4 Aufträge im Monat, nur um bei null zu landen, bevor du dir selbst etwas zahlst. Diese Zahl zeigt dir, ob sich ein Auftrag über 400 die Fahrt lohnt.

Auftragskosten in SiteReporta

In SiteReporta speichern deine Katalogartikel sowohl einen Einkaufspreis als auch einen Verkaufspreis. Während du ein Angebot erstellst, zeigt dir die App die Gesamtkosten, den Gewinn, die Marge und den Aufschlag. Diese Zahlen sind nur für dich und erscheinen nie im PDF des Kunden. Sie beruhen auf den Kosten, die du im Angebot einträgst, sieh sie also als Plan.

Die App erfasst weder Belege noch tatsächliche Kosten oder Stunden. Führe die Ist-Zahlen in deiner eigenen Liste und vergleiche sie mit dem Plan. Deine täglichen Baustellenberichte (auf Englisch), die jeden Tag die Teamgröße und die erledigte Arbeit festhalten, helfen dir, die Stunden später zu rekonstruieren. Wie Kosten steuerlich behandelt werden, unterscheidet sich je nach Land. Prüfe deshalb die örtlichen Vorschriften oder frag deine Steuerberatung.

Häufige Fehler

• Die eigenen Stunden weglassen und damit einen Verlust verstecken
• Zwei Aufträge auf einem Beleg mischen und ihn nie aufteilen
• Den Gewinn mit dem Umsatz vergleichen, ohne zu prüfen, ob die Kosten vollständig sind
• Die Zahlen erst ansehen, wenn der Auftrag vorbei ist und sich nichts mehr ändern lässt
• Das Ergebnis nie ins nächste Angebot zurückfließen lassen

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich die Auftragskosten aktualisieren?

Trage Belege und Stunden mindestens wöchentlich ein und vergleiche die laufenden Kosten etwa zur Hälfte und noch einmal kurz vor Schluss mit dem Angebot. Erst nach Abschluss des Auftrags hinzuschauen ist zu spät, um noch etwas zu ändern.

Was zählt als Auftragskosten und was als Gemeinkosten?

Arbeit, Material, Subunternehmer und sonstige Kosten für diesen Auftrag sind Auftragskosten. Versicherung, Fahrzeugraten, Telefon und Software gehören zum Betrieb als Ganzes; halte sie deshalb außerhalb des Auftrags.

Brauche ich Buchhaltungssoftware, um Kosten zu erfassen?

Nein. Eine Tabellenkalkulation mit einer Liste je Auftrag genügt. Die Gewohnheit, Zahlen am Tag ihres Entstehens einzutragen, zählt mehr als das Werkzeug.

Wie lange sollte ich Belege und Kostenunterlagen aufbewahren?

Das hängt davon ab, wo du arbeitest. Laut IRS gelten drei Jahre als Regel für die meisten Unterlagen, in manchen Fällen mit längeren Fristen, und die britischen Hinweise nennen mindestens fünf Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar. Prüfe die Regeln, die für dich gelten.

Erfasst SiteReporta tatsächliche Kosten und Stunden?

Nein. Die App zeigt dir beim Erstellen eines Angebots die geplanten Kosten, den Gewinn, die Marge und den Aufschlag, nur für dich. Führe tatsächliche Belege und Stunden in deiner eigenen Liste und vergleiche sie mit dem Plan.

Quellen

Offizielle Quellen für die Regeln und Zahlen, die in diesem Ratgeber genannt werden. Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Ort; prüfe daher den aktuellen Wortlaut und die Vorschriften vor Ort.

• IRS Publication 583: Ein Unternehmen gründen und Unterlagen führen
• IRS: Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?
• GOV.UK: Geschäftsunterlagen für Selbstständige, wie lange du sie aufbewahren musst

Allgemeine Hinweise, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gewerk.