Как работать с клиентом, который платит с опозданием

Опубликовано 2026-11-03

Короткий ответ

Первые напоминания воспринимайте как сервис. Укажите в счёте срок оплаты и условия, на следующий день после просрочки отправьте дружелюбное сообщение, затем позвоните, затем напишите официально, следуя графику, который вы записали. Фиксируйте каждый контакт. Проценты, штрафы, приостановка работ и обеспечение требований зависят от договора и местного закона.

Задержка платежа обычно связана с забывчивостью, отсутствующим заказом на закупку или согласованием, застрявшим на чьём-то столе, а не со злым умыслом. Относитесь к первым напоминаниям как к сервису, а не как к конфликту. Постоянный порядок означает, что вы напоминаете по каждому счёту одинаково и никто не чувствует себя выделенным.

Как предотвратить большинство просрочек?

Укажите срок оплаты и условия в счёте, как описано в материале номера счетов и условия оплаты (на английском)
Отправляйте счёт в день завершения работ. Счёт на две недели позже сдвигает каждый платёж на две недели
Адресуйте его тому, кто утверждает платежи, и узнайте, кто это, до начала работ
Поставьте в PDF банковские реквизиты и номер счёта, чтобы платёж можно было сопоставить
На крупных заказах берите аванс и выставляйте счета по этапам, как в материале счета на аванс и по этапам

Какой график напоминаний подходит для срока оплаты 14 дней?

День 12, по желанию: дружелюбное сообщение о том, что счёт нужно оплатить через два дня, полезно для новых клиентов
День 15, просрочка на один день: короткое письмо со счётом, приложенным ещё раз
День 21: второе письмо и звонок, чтобы спросить, не мешает ли что-то платежу
День 28: официальное письмо с суммой, исходным сроком и новой датой, к которой вы ждёте оплату
День 45: последнее уведомление о том, что вы сделаете дальше, если счёт останется неоплаченным

Подстройте дни под свои условия, но запишите график и придерживайтесь его. Последовательность помогает сохранять дружелюбный тон.

Что написать в первом напоминании?

«Здравствуйте, Мария, короткое напоминание: счёт 1042 на 2 350 со сроком оплаты 14 марта пока не поступил. Банковские реквизиты есть в приложенной копии. Подскажете, когда уйдёт платёж? Если что-то в счёте непонятно, позвоните мне, и я всё решу сегодня. Спасибо.»

Пишите коротко, назовите номер счёта, сумму и срок и задайте один вопрос. Напоминание, которое звучит как обвинение, усложняет следующий разговор.

Звонить ли и как подтвердить договорённость письменно?

Звонок выявляет настоящую причину быстрее, чем три письма. Спросите: «Что-то задерживает платёж?» и выслушайте. Потом отправьте две строки с тем, о чём договорились, например: «Как договорились, вы оплатите 2 350 до пятницы, 28 марта.» Это сообщение станет вашей записью, а дату, обещанную письменно, трудно проигнорировать.

Что делать, если клиент не может заплатить сразу?

Если клиент не может заплатить сразу, письменный график лучше молчания. Например, 2 400 можно оплатить тремя взносами по 800 в оговорённые даты. Чётко скажите, что вся сумма остаётся к оплате, если дата будет пропущена, и записывайте, что получено, а что ещё открыто. Можно ли начислять проценты или штрафы, зависит от договорённости и местных правил.

Что делать, если клиент оспаривает счёт?

Спросите письменно, какая именно позиция оспаривается и почему. Сверьте её с принятой сметой и записями о дополнительных работах (на английском). Если часть счёта не оспаривается, попросите оплатить её сразу. Фотографии и отчёты с датами, как в материале советы по фотофиксации на объекте (на английском), показывают, что работа выполнена.

Можно ли приостановить работы, взять штраф или взыскивать долг?

Если остались этапы, можно ли приостановить работы до оплаты просроченного счёта, зависит от договора и местного закона, поэтому прочитайте договор и заранее направьте письменное уведомление, прежде чем остановиться. Во многих местах штрафы и проценты за просрочку нужно согласовывать заранее, а в других закон даёт право на проценты и фиксированную компенсацию расходов по просроченным счетам между компаниями (например, в Великобритании и ЕС), и где-то размер того, что можно требовать, ограничен. В некоторых местах есть также особые процедуры требований или обеспечения для строительных работ, часто с короткими сроками. Эти правила сильно различаются, поэтому проверьте местные правила или обратитесь к местному специалисту, прежде чем действовать. Это руководство содержит общую информацию, а не юридическую консультацию.

Коллекторское агентство или суд по малым искам могут быть вариантом для крупных сумм. Сопоставьте стоимость и время с суммой долга и запросите условия в письменном виде, прежде чем что-либо передавать.

Что записывать о каждом контакте?

Дата, способ и собеседник по каждому напоминанию или звонку
Что было обещано и к какому сроку
Принятая смета или письменное соглашение
Отчёты с объекта с датами и фотографии, показывающие, что работа завершена
Копия каждого счёта в том виде, в каком он отправлен, с номером

Чем помогает SiteReporta

SiteReporta создаёт счета в PDF с номером, сроком оплаты на основе ваших стандартных дней оплаты (14, если не измените) и вашими банковскими реквизитами. С SiteReporta Pro в PDF можно добавить ссылку или QR-код для онлайн-оплаты, ведущие на вашу собственную страницу. Отчёты с объекта с фотографиями дают датированное подтверждение выполненных работ.

Приложение не принимает платежи, не отмечает, оплачен ли счёт, и не отправляет напоминания о просрочке, поэтому ведите собственный список счетов с датой отправки, сроком оплаты и датой платежа и проверяйте его каждую неделю.

Частые вопросы

Когда отправлять первое напоминание об оплате?

При сроке оплаты 14 дней, на следующий день после наступления срока, снова приложив счёт. Новым клиентам может помочь дружелюбное сообщение за два дня до срока.

Можно ли начислять проценты на просроченный счёт?

Это зависит от договора и местного закона. Во многих местах штрафы за просрочку нужно согласовывать заранее. В Великобритании по просроченным долгам между компаниями закон даёт право на проценты в размере 8 % сверх базовой ставки Банка Англии, а директива ЕС устанавливает не менее 8 процентных пунктов сверх базовой ставки.

Есть ли фиксированная плата за взыскание просроченного долга?

В Великобритании по просроченным счетам между компаниями применяется фиксированная сумма в 40, 70 или 100 фунтов в зависимости от размера долга, а директива ЕС устанавливает минимум 40 евро. В других местах это зависит от договора и местного закона.

Можно ли остановить работы, если клиент не заплатил?

Можно ли приостановить работы, зависит от договора и местного закона. Прочитайте договор и направьте письменное уведомление, прежде чем остановиться.

Что делать, если клиент оспаривает счёт?

Письменно спросите, какая позиция оспаривается и почему. Сверьте её с принятой сметой и записями о дополнительных работах, попросите оплатить неоспариваемую часть сразу и покажите датированными отчётами и фотографиями, что работа выполнена.

Источники

Официальные источники правил и цифр, упомянутых в этом руководстве. Правила меняются и различаются по местам, поэтому проверьте актуальный текст и местные правила.

Общие рекомендации, а не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация. Правила различаются по странам и видам работ.