Como lidar com um cliente que paga atrasado

Publicado em 2026-11-03

Resposta curta

Trate os primeiros lembretes como atendimento. Coloque o vencimento e as condições na fatura, mande um aviso simpático um dia depois do atraso, depois ligue e então escreva formalmente, seguindo um cronograma que você deixou por escrito. Guarde o registro de cada contato. Juros, multas, pausa da obra e direitos de garantia dependem do contrato e da lei local.

O atraso no pagamento costuma ser esquecimento, um pedido de compra que faltou ou uma aprovação parada em alguma mesa, raramente má-fé. Trate os primeiros lembretes como atendimento, não como conflito. Uma rotina fixa significa que você cobra todas as faturas do mesmo jeito e ninguém se sente visado.

Como evitar a maior parte dos atrasos de pagamento?

Informe o vencimento e as condições de pagamento na fatura, como descrito em numeração de faturas e condições de pagamento (em inglês)
Envie a fatura no dia em que o serviço termina. Faturar duas semanas depois empurra cada pagamento em duas semanas
Enderece-a à pessoa que aprova os pagamentos e pergunte quem é antes de a obra começar
Coloque os dados bancários e o número da fatura no PDF para que o pagamento possa ser identificado
Peça um sinal e fature por etapas nas obras maiores, como em faturas de sinal e de medição

Qual cronograma de lembretes funciona para prazo de 14 dias?

Dia 12, opcional: um aviso simpático de que a fatura vence em dois dias, útil com clientes novos
Dia 15, um dia de atraso: um e-mail curto com a fatura anexada de novo
Dia 21: um segundo e-mail e uma ligação para perguntar se algo está travando o pagamento
Dia 28: uma carta formal com o valor, o vencimento original e uma nova data até a qual você espera o pagamento
Dia 45: um aviso final dizendo o que você fará em seguida se continuar sem pagamento

Ajuste os dias às suas próprias condições, mas escreva o cronograma e siga-o. A constância é o que mantém o tom amigável.

O que o primeiro lembrete deve dizer?

"Oi, Maria, um lembrete rápido: a fatura 1042, de 2.350, com vencimento em 14 de março, ainda não chegou até nós. Os dados bancários estão na cópia anexa. Você pode me dizer quando o pagamento sai? Se algo na fatura não estiver claro, me ligue que resolvo hoje mesmo. Obrigado."

Seja breve, cite o número da fatura, o valor e o vencimento e faça uma única pergunta. Um lembrete que soa como acusação deixa a próxima conversa mais difícil.

Devo ligar e como confirmar por escrito?

Uma ligação descobre o motivo real mais rápido do que três e-mails. Pergunte "Alguma coisa está segurando o pagamento?" e escute. Depois envie duas linhas repetindo o combinado, por exemplo "Como conversamos, você pagará 2.350 até sexta-feira, 28 de março." Essa mensagem vira o seu registro, e uma data prometida por escrito é difícil de ignorar.

E se o cliente não puder pagar de uma vez?

Se o cliente não consegue pagar de uma vez, um plano por escrito é melhor do que o silêncio. Por exemplo, 2.400 podem ser pagos em três parcelas de 800 em datas fixas. Deixe claro que o valor total continua devido se uma data for perdida e anote o que foi recebido e o que continua em aberto. Se você pode cobrar juros ou multa depende do que foi combinado e das regras locais.

E se o cliente contestar a fatura?

Pergunte por escrito qual item exatamente é contestado e por quê. Confira-o com o orçamento aceito e com os registros de alterações de escopo (em inglês). Se uma parte da fatura não é contestada, peça que ela seja paga já. Fotos e relatórios datados, como em dicas de documentação fotográfica da obra (em inglês), mostram que o serviço foi feito.

Posso pausar a obra, cobrar encargos ou acionar uma cobrança?

Se ainda restam etapas, poder pausar a obra até o pagamento da fatura vencida depende do seu contrato e da lei local, então leia o contrato e avise por escrito antes de parar. Em muitos lugares, multas e juros por atraso precisam ser combinados antes, enquanto outros dão direito legal a juros e a um valor fixo de custos de cobrança em faturas atrasadas entre empresas (o Reino Unido e a UE, por exemplo), e alguns limitam o que você pode cobrar. Alguns lugares também têm procedimentos especiais de cobrança ou garantia para obras, muitas vezes com prazos curtos. Essas regras variam bastante, então confira as regras locais ou consulte um profissional da sua região antes de agir. Este guia traz informações gerais, não aconselhamento jurídico.

Uma empresa de cobrança ou um juizado de pequenas causas pode ser uma opção para valores maiores. Compare o custo e o tempo com o valor devido e peça as tarifas por escrito antes de entregar qualquer coisa.

O que devo registrar de cada contato?

Data, meio e pessoa de cada lembrete ou ligação
O que foi prometido e para quando
O orçamento aceito ou o acordo por escrito
Relatórios de obra datados e fotos que mostrem que o serviço foi concluído
Uma cópia de cada fatura como enviada, com o seu número

Como o SiteReporta ajuda

O SiteReporta cria faturas em PDF com número, vencimento baseado nos seus dias de pagamento padrão (14, a menos que você mude) e seus dados bancários. Com o SiteReporta Pro, o PDF também pode levar um link ou QR code de pagamento online que aponta para a sua própria página. Relatórios de obra com fotos dão a prova datada do serviço concluído.

O app não recebe pagamentos, não registra se uma fatura foi paga e não envia lembretes de atraso, então mantenha uma lista sua de faturas com data de envio, vencimento e data de pagamento e confira-a toda semana.

Perguntas frequentes

Quando devo enviar o primeiro lembrete de pagamento?

Em prazos de 14 dias, um dia depois do vencimento, com a fatura anexada de novo. Um aviso simpático dois dias antes do vencimento pode ajudar com clientes novos.

Posso cobrar juros sobre uma fatura atrasada?

Depende do contrato e da lei local. Em muitos lugares, os encargos por atraso precisam ser combinados antes. O Reino Unido dá o direito legal a juros de 8% acima da taxa básica do Banco da Inglaterra sobre dívidas atrasadas entre empresas, e a diretiva da UE fixa pelo menos 8 pontos percentuais acima da taxa de referência.

Existe um valor fixo pela cobrança de uma dívida atrasada?

No Reino Unido, um valor fixo de 40, 70 ou 100 libras se aplica, conforme o tamanho da dívida, a faturas atrasadas entre empresas, e a diretiva da UE fixa um mínimo de 40 euros. Em outros lugares, depende do contrato e da lei local.

Posso parar a obra se o cliente não pagou?

Pausar a obra ou não depende do contrato e da lei local. Leia o contrato e avise por escrito antes de parar.

E se o cliente contestar a fatura?

Pergunte por escrito qual item é contestado e por quê. Confira-o com o orçamento aceito e com os registros de alterações de escopo, peça que a parte não contestada seja paga já e use relatórios de obra e fotos datados para mostrar que o serviço foi feito.

Fontes

Fontes oficiais das regras e dos números citados neste guia. As regras mudam e variam conforme o lugar, então confira o texto atual e as regras locais.

Orientação geral, não é aconselhamento jurídico, fiscal ou contábil. As regras variam conforme o país e o ofício.