Come gestire un cliente che paga in ritardo

Pubblicato 2026-11-03

Risposta breve

Tratta i primi solleciti come un servizio al cliente. Metti scadenza e condizioni sulla fattura, invia una nota cordiale il giorno dopo il ritardo, poi telefona, poi scrivi in modo formale, seguendo un calendario che hai messo per iscritto. Tieni traccia di ogni contatto. Interessi, penali, sospensione dei lavori e privilegi legali dipendono dal contratto e dalla legge locale.

Il ritardo nel pagamento è di solito dimenticanza, un ordine mancante o un'approvazione ferma su una scrivania, raramente malafede. Tratta i primi solleciti come un servizio, non come un conflitto. Una routine fissa significa che solleciti ogni fattura allo stesso modo e nessuno si sente preso di mira.

Come evito la maggior parte dei pagamenti in ritardo?

Indica la scadenza e le condizioni di pagamento sulla fattura, come descritto in numeri di fattura e condizioni di pagamento (in inglese)
Invia la fattura il giorno in cui il lavoro è finito. Fatturare due settimane dopo sposta ogni pagamento di due settimane
Intestala alla persona che approva i pagamenti e chiedi chi sia prima di iniziare il lavoro
Metti coordinate bancarie e numero di fattura nel PDF, così il pagamento si può riconoscere
Chiedi un acconto e fattura per fasi sui lavori più grandi, come in fatture di acconto e di avanzamento

Quale calendario di solleciti funziona con pagamento a 14 giorni?

Giorno 12, facoltativo: un messaggio cordiale per ricordare che la fattura scade tra due giorni, utile con i clienti nuovi
Giorno 15, un giorno di ritardo: una breve e-mail con la fattura di nuovo allegata
Giorno 21: una seconda e-mail e una telefonata per chiedere se qualcosa blocca il pagamento
Giorno 28: una lettera formale con importo, scadenza originale e una nuova data entro cui ti aspetti il pagamento
Giorno 45: un ultimo avviso che dice che cosa farai dopo se la fattura resta non pagata

Adatta i giorni alle tue condizioni, ma scrivi il calendario e rispettalo. La coerenza è ciò che mantiene il tono cordiale.

Cosa deve dire il primo sollecito?

"Ciao Maria, un breve promemoria: la fattura 1042 di 2.350, scaduta il 14 marzo, non ci risulta ancora pagata. Le coordinate bancarie sono nella copia allegata. Puoi dirmi quando partirà il pagamento? Se qualcosa nella fattura non è chiaro, chiamami e lo sistemo oggi stesso. Grazie."

Resta breve, indica numero di fattura, importo e scadenza e fai una sola domanda. Un sollecito che suona come un'accusa rende più difficile la conversazione successiva.

Devo telefonare e come lo confermo per iscritto?

Una telefonata scopre il vero motivo più in fretta di tre e-mail. Chiedi "C'è qualcosa che blocca il pagamento?" e ascolta. Poi manda due righe che ripetono quanto concordato, per esempio "Come d'accordo, pagherai 2.350 entro venerdì 28 marzo." Quel messaggio diventa la tua traccia, e una data promessa per iscritto è difficile da ignorare.

E se il cliente non può pagare tutto in una volta?

Se il cliente non può pagare in una volta, un piano scritto è meglio del silenzio. Per esempio, 2.400 si possono pagare in tre rate da 800 a date fisse. Chiarisci che l'intero importo resta dovuto se una data viene saltata e annota ciò che è stato ricevuto e ciò che resta aperto. Se puoi aggiungere interessi o spese dipende da quanto concordato e dalle regole locali.

E se il cliente contesta la fattura?

Chiedi per iscritto quale voce contesta e perché. Verificala sul preventivo accettato e sui documenti delle varianti (in inglese). Se una parte della fattura non è contestata, chiedi che venga pagata subito. Foto e rapporti datati, come in consigli per documentare il cantiere con le foto (in inglese), dimostrano che il lavoro è stato fatto.

Posso sospendere i lavori, addebitare penali o recuperare il credito?

Se restano fasi da eseguire, la possibilità di sospendere i lavori fino al pagamento della fattura scaduta dipende dal contratto e dalla legge locale: leggi il contratto e avvisa per iscritto prima di fermarti. In molti paesi penali e interessi di mora devono essere concordati in anticipo, mentre altri riconoscono per legge interessi e un importo fisso per le spese di recupero sulle fatture scadute tra imprese (il Regno Unito e l'UE, per esempio), e alcuni limitano quanto puoi chiedere. Alcuni paesi prevedono anche procedure speciali di rivendicazione o garanzia per i lavori edili, spesso con scadenze brevi. Queste regole variano molto, quindi controlla le regole locali o chiedi a un professionista del posto prima di agire. Questa guida offre informazioni generali, non consulenza legale.

Una società di recupero crediti o un giudice per le piccole controversie può essere un'opzione per somme più grandi. Confronta costi e tempi con la somma dovuta e chiedi le tariffe per iscritto prima di affidare qualsiasi cosa.

Cosa registro di ogni contatto?

Data, mezzo e persona di ogni sollecito o telefonata
Che cosa è stato promesso e per quando
Il preventivo accettato o l'accordo scritto
Rapporti di cantiere datati e foto che mostrano che il lavoro è stato completato
Una copia di ogni fattura come inviata, con il suo numero

Dove aiuta SiteReporta

SiteReporta crea fatture in PDF con un numero, una scadenza basata sui tuoi giorni di pagamento predefiniti (14 se non li cambi) e le tue coordinate bancarie. Con SiteReporta Pro il PDF può contenere anche un link o un codice QR di pagamento online che punta alla tua pagina. I rapporti di cantiere con foto ti danno la prova datata del lavoro completato.

L'app non incassa pagamenti, non registra se una fattura è stata pagata e non invia promemoria di mancato pagamento, quindi tieni un tuo elenco delle fatture con data di invio, scadenza e data di pagamento e controllalo ogni settimana.

Domande frequenti

Quando invio il primo sollecito di pagamento?

Con pagamento a 14 giorni, un giorno dopo la scadenza, con la fattura di nuovo allegata. Una nota cordiale due giorni prima della scadenza può aiutare con i clienti nuovi.

Posso addebitare interessi su una fattura in ritardo?

Dipende dal contratto e dalla legge locale. In molti luoghi le penali per ritardo vanno concordate in anticipo. Il Regno Unito riconosce per legge un diritto agli interessi dell'8% sopra il tasso base della Bank of England sui debiti tra imprese pagati in ritardo, e la direttiva UE fissa almeno 8 punti percentuali sopra il tasso di riferimento.

Esiste un importo fisso per il recupero di un credito in ritardo?

Nel Regno Unito si applica una somma fissa di 40, 70 o 100 sterline a seconda dell'importo del debito sulle fatture in ritardo tra imprese, e la direttiva UE prevede un minimo di 40 euro. Altrove dipende dal contratto e dalla legge locale.

Posso fermare i lavori se il cliente non ha pagato?

Se puoi sospendere i lavori dipende dal contratto e dalla legge locale. Leggi il contratto e dai un preavviso scritto prima di fermarti.

E se il cliente contesta la fattura?

Chiedi per iscritto quale voce contesta e perché. Controllala con il preventivo accettato e con i documenti delle varianti, chiedi di pagare subito la parte non contestata e usa rapporti di cantiere datati e foto per dimostrare che il lavoro è stato eseguito.

Fonti

Fonti ufficiali per le regole e le cifre citate in questa guida. Le regole cambiano e dipendono dal luogo: controlla il testo in vigore e le norme locali.

Indicazioni generali, non consulenza legale, fiscale o contabile. Le regole cambiano da paese a paese e da mestiere a mestiere.