Как оформлять изменения и дополнительные работы
Опубликовано · Обновлено
Короткий ответ
Изменение это письменная договорённость об изменении работы и её цены, достигнутая до начала дополнительных работ. Опишите изменение, назовите цену отдельными строками, укажите влияние на срок окончания, получите письменное согласие заказчика и выставьте его отдельно от первоначальной цены.
Почти любая работа меняется после начала. Заказчик просит добавить розетку, стена оказывается гнилой, поставка приходит не такой, как заказывали. Изменение это письменная договорённость об изменении и его цене, достигнутая до начала дополнительных работ. Формулировки, которые можно адаптировать, смотрите в материале шаблон дополнительного соглашения.
Почему с изменениями возникают проблемы?
Дополнительные работы обычно согласуют мимоходом, на месте, кивком. В конце заказа заказчик помнит изменение меньшим, чем помните вы, или не помнит вовсе. Короткая письменная заметка превращает спор о памяти в сверку с документом. Понятный объём работ также сразу показывает, какие просьбы вообще считаются изменениями.
Какой простой порядок действий для каждого изменения?
- Остановитесь и опишите изменение простыми словами: что, где и почему
- Назовите цену дополнительных работ отдельными строками для труда, материалов и прочих затрат
- Скажите, как изменение влияет на срок окончания, если влияет
- Получите письменное согласие заказчика до начала; короткое сообщение или ответ лучше, чем ничего
- Храните согласие вместе с документами по заказу
- Выставьте изменение в счёте так, чтобы его было легко увидеть рядом с первоначальной ценой
Как выглядит документ об изменении?
Изменение, обнаруженное при замене тумбы, оформленное в тот же день. Цены приведены как примеры.
| Пункт | Запись |
|---|---|
| Дата | 12 марта |
| Что меняется | Заменить два проржавевших запорных крана, найденных за тумбой |
| Работа | 1 ч × 85,00 = 85,00 |
| Детали | 2 крана × 47,50 = 95,00 |
| Итого по изменению до налога | 180,00 |
| Влияние на график | Нет; сделано в рамках запланированного дня |
| Согласие | Заказчик ответил сообщением «Согласовано» 12 марта, до начала работ |
Первоначальная цена остаётся 1 150,00, изменение составляет 180,00, а новый итог до налога 1 330,00. Заказчик согласился до начала работ, поэтому никому не нужно полагаться на память.
Зачем хранить изменение отдельно от первоначальной цены?
Не вливайте дополнительную стоимость в первоначальную смету. Покажите первоначальную цену, изменение и новый итог, чтобы заказчик видел, что именно сдвинулось. Так вы позже сможете понять, какая часть прибыли по работе пришла из первоначального объёма, а какая из изменений.
Что делать, если изменение не по инициативе заказчика?
Некоторые изменения не идея заказчика: скрытое повреждение, стена не там, где показано на плане, или материал, которого больше нет. Сфотографируйте проблему, объясните её простыми словами и предложите варианты с ценами. Заказчики гораздо охотнее принимают неожиданные расходы, когда видят причину.
Когда это записывать?
Запишите изменение, кто на него согласился и когда в отчёт с объекта этого дня. Датированная запись, сделанная в то время, весит гораздо больше, чем воспоминание спустя месяцы.
Должно ли изменение быть письменным и подписанным?
Это зависит от договора и места. В Калифорнии, например, форма изменения становится частью договора на ремонт дома, только если она составлена письменно и подписана сторонами до начала дополнительных работ. Федеральные строительные контракты США определяют изменение как письменный приказ уполномоченного по контракту (FAR 52.243-4). В большинстве частных заказов такого условия нет, поэтому проверьте свой договор и местные правила. Короткое письменное согласие это разумная привычка везде.
Каких ошибок избегать?
- Начинать по кивку и оформлять потом
- Называть цену изменения «немного сверху» без строк за ней
- Вливать стоимость в первоначальную цену
- Забыть сказать, как изменение влияет на срок окончания
- Хранить согласие в чате, который потом не найти
Изменения в SiteReporta
В SiteReporta нет отдельного документа об изменении. Практичный способ работы: составить новую смету на дополнительные работы со своим номером, датой и позициями и отправить её в PDF на согласование. После принятия вы можете перевести её в счёт с теми же итогами, как описано в материале смета и счёт.
Частые вопросы
Что такое изменение (change order)?
Это письменная договорённость об изменении первоначальной работы и её цены, достигнутая до начала дополнительных работ. В ней записано, что меняется, сколько это стоит и как влияет на график.
Нужно ли оформлять небольшое изменение?
Небольшие изменения вызывают такие же споры о памяти, как и крупные. Для небольшого изменения обычно достаточно одной строки с ценой и ответа заказчика.
Что если заказчик согласился в текстовом сообщении?
Письменный ответ лучше устного кивка. Сохраните сообщение вместе с документами по заказу и отметьте его в отчёте с объекта этого дня. Выполняет ли оно юридическую формальность, зависит от вашего договора и местных правил.
Нужно ли выставлять изменение отдельным счётом?
Покажите его отдельной строкой рядом с первоначальной ценой, в итоговом счёте или в отдельном счёте. Так первоначальная цена остаётся видимой, а видно, что именно сдвинулось.
Есть ли в SiteReporta документ об изменении?
Нет. Практичный способ: составить новую смету на дополнительные работы, отправить её на согласование и после принятия перевести в счёт.
Источники
Официальные источники правил и цифр, упомянутых в этом руководстве. Правила меняются и различаются по местам, поэтому проверьте актуальный текст и местные правила.
- FAR 52.243-4: изменения (федеральные строительные контракты США)
- California CSLB: о договорах на ремонт дома (письменные подписанные изменения)
- California Business and Professions Code, раздел 7159 (договоры на ремонт дома)
Общие рекомендации, а не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация. Правила различаются по странам и видам работ.