Cómo gestionar las órdenes de cambio y los trabajos extra
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Respuesta breve
Una orden de cambio es el acuerdo por escrito sobre un cambio en la obra y su precio, hecho antes de que empiece el trabajo extra. Describe el cambio, ponle precio en líneas aparte, indica el efecto sobre la fecha de fin, consigue la aprobación escrita del cliente y factúralo aparte del precio original.
Casi todas las obras cambian después de empezar. El cliente añade un enchufe, una pared resulta estar podrida, una entrega llega distinta de lo pedido. Una orden de cambio es el acuerdo por escrito sobre el cambio y su precio, hecho antes de que empiece el trabajo extra. Para una redacción que puedas adaptar, consulta la plantilla de orden de cambio.
¿Por qué salen mal los cambios?
Los trabajos extra suelen acordarse de pasada, en la obra, con un gesto. Al final de la obra el cliente recuerda un cambio más pequeño que el tuyo, o ninguno. Una nota breve por escrito convierte un desacuerdo sobre la memoria en una comprobación con un documento. Un alcance de los trabajos claro también deja evidente qué peticiones son cambios y cuáles no.
¿Cuál es una rutina sencilla para cada cambio?
- Para y describe el cambio con palabras sencillas: qué, dónde y por qué
- Pon precio al trabajo extra en líneas separadas de mano de obra, materiales y otros costes
- Di cómo afecta el cambio a la fecha de fin, si le afecta
- Consigue la aprobación escrita del cliente antes de empezar; un mensaje corto o una respuesta es mejor que nada
- Guarda la aprobación con los documentos de la obra
- Factura el cambio de modo que se vea con facilidad junto al precio original
¿Qué aspecto tiene una orden de cambio?
Un cambio hallado durante la sustitución de un mueble de lavabo, redactado el mismo día. Los precios son ejemplos.
| Concepto | Anotación |
|---|---|
| Fecha | 12 de marzo |
| Qué cambia | Cambiar dos llaves de paso corroídas halladas detrás del mueble de lavabo |
| Mano de obra | 1 hora x 85,00 = 85,00 |
| Piezas | 2 llaves x 47,50 = 95,00 |
| Total del cambio antes de impuestos | 180,00 |
| Efecto en el plazo | Ninguno; se hace durante el día previsto |
| Aprobación | El cliente respondió "Aprobado" por mensaje el 12 de marzo, antes de empezar el trabajo |
El precio original sigue en 1.150,00, el cambio es de 180,00 y el nuevo total antes de impuestos es 1.330,00. El cliente aprobó antes de empezar el trabajo, así que nadie tiene que fiarse de la memoria.
¿Por qué mantener el cambio separado del precio original?
No metas el coste adicional dentro del presupuesto original. Muestra el precio original, el cambio y el nuevo total, para que el cliente vea exactamente qué se ha movido. También te permite saber después qué parte del beneficio de una obra vino del alcance original y cuál de los cambios.
¿Y si el cambio no es idea del cliente?
Algunos cambios no son idea del cliente: daños ocultos, una pared que no está donde indican los planos o un material que ya no está disponible. Fotografía el problema, explícalo en términos sencillos y ofrece opciones con precios. Los clientes aceptan un coste inesperado con mucha más facilidad cuando ven la causa.
¿Cuándo debo dejarlo por escrito?
Anota el cambio, quién lo aprobó y cuándo en el parte de obra de ese día. Un registro fechado y escrito en el momento pesa mucho más que un recuerdo meses después.
¿Tiene que constar por escrito y firmada una orden de cambio?
Depende del contrato y del lugar. En California, por ejemplo, un formulario de orden de cambio pasa a formar parte de un contrato de reforma del hogar solo si consta por escrito y está firmado por las partes antes de que empiece el trabajo extra. Los contratos federales de obras de Estados Unidos definen la orden de cambio como una orden escrita del funcionario contratante (FAR 52.243-4). La mayoría de las obras privadas no tienen una cláusula así, así que revisa tu contrato y las normas locales. Una aprobación escrita breve es una buena costumbre en cualquier lugar.
¿Qué errores debo evitar?
- Empezar con un gesto de aprobación y dejarlo por escrito después
- Poner precio a un cambio como "un poco más" sin líneas que lo respalden
- Meter el coste dentro del precio original
- Olvidar decir qué efecto tiene el cambio en la fecha de fin
- Guardar la aprobación en un chat que luego no encuentras
Órdenes de cambio en SiteReporta
SiteReporta no tiene un documento de orden de cambio aparte. Una forma práctica de trabajar es preparar un presupuesto nuevo para el trabajo extra, con su propio número, fecha y partidas, y enviarlo en PDF para su aprobación. Cuando lo aceptan puedes convertirlo en factura con los mismos totales, como se explica en presupuesto o factura.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una orden de cambio?
Una orden de cambio es el acuerdo por escrito sobre un cambio en la obra original y su precio, hecho antes de que empiece el trabajo extra. Registra qué cambia, cuánto cuesta y cómo afecta al calendario.
¿Necesito una orden de cambio para un cambio pequeño?
Los cambios pequeños causan las mismas disputas de memoria que los grandes. Para un cambio pequeño suele bastar un mensaje de una línea con el precio y la respuesta del cliente.
¿Y si el cliente aprueba por mensaje de texto?
Una respuesta escrita es mejor que un gesto de palabra. Guarda el mensaje con los documentos de la obra y anótalo en el parte de obra de ese día. Que cumpla una formalidad legal depende de tu contrato y de las normas locales.
¿Debo facturar aparte una orden de cambio?
Muéstrala en su propia línea junto al precio original, ya sea en la factura final o en una factura aparte. Así el precio original sigue visible y se ve exactamente qué se ha movido.
¿Tiene SiteReporta un documento de orden de cambio?
No. Una forma práctica es preparar un presupuesto nuevo para el trabajo extra, enviarlo para su aprobación y convertirlo en factura cuando lo acepten.
Fuentes
Fuentes oficiales de las normas y las cifras mencionadas en esta guía. Las normas cambian y varían según el lugar, así que revisa el texto vigente y tus normas locales.
- FAR 52.243-4: cambios (contratos federales de obras de Estados Unidos)
- California CSLB: información sobre los contratos de reforma del hogar (órdenes de cambio escritas y firmadas)
- Código de Negocios y Profesiones de California, sección 7159 (contratos de reforma del hogar)
Orientación general, no asesoramiento legal, fiscal ni contable. Las normas varían según el país y el oficio.