Смета и счёт: в чём разница?
Опубликовано · Обновлено
Короткий ответ
Смета это цена, которую вы предлагаете до начала работ, и заказчик может её принять или нет. Счёт требует оплаты за согласованные или выполненные работы и содержит уникальный номер, сумму и срок оплаты. Когда принятая смета становится счётом, итоги должны совпадать, а изменения показывайте отдельными строками.
Смета говорит, сколько должна стоить работа, до её начала. Счёт требует оплаты за работы, которые согласованы или выполнены. Если их смешивать, возникает путаница, поэтому держите документы чёткими и раздельными. Макеты, которые можно скопировать: шаблон сметы подрядчика и шаблон счёта подрядчика.
Что главное в двух словах?
Смету отправляют до работ. В ней описаны объём и ожидаемая цена, и заказчик может её принять или нет.
Счёт отправляют, когда наступает срок оплаты. В нём перечислено, за что выставлена оплата, и указано, как и когда платить.
Что содержит смета?
- Название вашего бизнеса и контактные данные
- Имя заказчика и адрес объекта
- Описание объёма работ и того, что в него не входит
- Работа и материалы по позициям с количествами и ценами
- Скидки, налог и итог
- Срок действия сметы и основные условия
Что содержит счёт?
- Название вашего бизнеса и контактные данные
- Имя заказчика
- Уникальный номер счёта и дата выставления
- Позиции по строкам, скидки, налог и итог
- Платёжные реквизиты, например банковские, и срок оплаты
Требования к счетам, такие как обязательные поля, нумерация и формулировки о налоге, различаются по странам. Проверьте правила, которые применимы к вашему бизнесу.
Расценка (quote) и смета это одно и то же?
В некоторых отраслях и регионах эти слова различают. Потребительские ведомства Великобритании и Новой Зеландии описывают расценку как предложение по фиксированной цене, а смету как приблизительную оценку, которая не фиксирована. В других местах эти слова используют свободно. Как бы вы ни назвали документ, запишите, фиксирована ли цена и что будет, если объём изменится.
Как сходятся итоги? Пример
Одна и та же работа в виде сметы и итогового счёта. Одна дополнительная позиция была письменно согласована во время работы. Налог 8 % приведён как пример.
| Позиция | Смета | Счёт |
|---|---|---|
| Замена тумбы с раковиной и крана (первоначальный объём) | 1 150,00 | 1 150,00 |
| Замена двух проржавевших запорных кранов (согласованное изменение) | 0,00 | 180,00 |
| Промежуточный итог | 1 150,00 | 1 330,00 |
| Налог сверху (8 %) | 92,00 | 106,40 |
| Итого | 1 242,00 | 1 436,40 |
Первая строка одинакова в обоих документах. Изменение выделено отдельной строкой, чтобы заказчик видел, что именно сдвинулось: итог вырос на 194,40, то есть 180,00 за краны плюс 14,40 налога.
Зачем сохранять одинаковые итоги?
Когда заказчик принял смету, счёт должен ей соответствовать, чтобы никто не удивился. Если объём изменился, покажите дополнительные работы отдельными строками, чтобы заказчик видел, что и почему изменилось. Порядок действий описан в материале изменения и дополнительные работы.
Каких ошибок избегать?
- Выставлять счёт за работы, которые заказчик не принимал письменно
- Менять цены между принятой сметой и счётом без понятной причины
- Использовать номер сметы как номер счёта
- Называть приблизительную цифру расценкой и не говорить, фиксирована ли она
- Забыть указать, как и когда платить
Кто отслеживает оплату?
В SiteReporta вы отмечаете смету принятой и переводите её в счёт с теми же итогами, затем добавляете в PDF свои банковские реквизиты. Приложение не принимает платежи и не отслеживает, оплачен ли счёт, поэтому ведите собственный учёт оплаченного. Как приложение работает с налогом и платежами, объяснено на странице поддержки.
Дальше: как составить смету подрядчика. Для работ с оплатой по этапам читайте счета на аванс и по этапам, для повторяющихся работ регулярные счета на обслуживание.
Частые вопросы
Можно ли выставить счёт без сметы?
Да. Небольшие или срочные работы часто согласуют устно или сообщением. Но письменная смета защищает обе стороны, потому что счёт можно сверить с тем, что принял заказчик.
В чём главное отличие сметы от счёта?
Смета предлагает цену до работ, и её можно принять или отклонить. Счёт требует оплаты за согласованные или выполненные работы и содержит уникальный номер, сумму и срок оплаты.
Должен ли итог счёта совпадать со сметой?
Он должен совпадать с принятой сметой плюс согласованные изменения, показанные отдельными строками. Если итоги расходятся без понятной причины, ждите вопросов.
Может ли SiteReporta превратить смету в счёт?
Да. Вы отмечаете смету принятой и переводите её в счёт с теми же итогами, затем добавляете в PDF свои банковские реквизиты. Приложение не принимает платежи и не отслеживает, оплачен ли счёт.
Различаются ли правила для счетов по странам?
Да. Обязательные поля, нумерация и формулировки о налоге зависят от того, где вы работаете, поэтому проверьте правила, которые применимы к вашему бизнесу.
Источники
Официальные источники правил и цифр, упомянутых в этом руководстве. Правила меняются и различаются по местам, поэтому проверьте актуальный текст и местные правила.
- GOV.UK: счета и что они должны содержать
- Consumer Rights Act 2015, раздел 51 (Великобритания): цена услуги, если она не согласована
- Защита потребителей Новой Зеландии: расценки и сметы
Общие рекомендации, а не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация. Правила различаются по странам и видам работ.