Presupuesto o factura: ¿en qué se diferencian?
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Respuesta breve
Un presupuesto es el precio que propones antes de empezar el trabajo, y el cliente puede aceptarlo o no. Una factura pide el pago de un trabajo acordado o hecho, con un número único, un importe y una fecha de vencimiento. Mantén los totales idénticos cuando un presupuesto aceptado pasa a factura y muestra los cambios en líneas aparte.
Un presupuesto dice cuánto debería costar un trabajo antes de hacerlo. Una factura pide el pago de un trabajo acordado o hecho. Confundirlos genera líos, así que mantén los documentos claros y separados. Para ver formatos que copiar, consulta la plantilla de presupuesto de obra y la plantilla de factura de obra.
¿Cuál es la versión corta?
Un presupuesto se envía antes del trabajo. Describe el alcance y el precio previsto, y el cliente puede aceptarlo o no.
Una factura se envía cuando el pago es exigible. Enumera lo que se cobra e indica cómo y cuándo pagar.
¿Qué contiene un presupuesto?
- El nombre de tu empresa y tus datos de contacto
- El nombre del cliente y la dirección de la obra
- Una descripción del alcance y de todo lo que queda excluido
- Mano de obra y materiales desglosados, con cantidades y precios
- Descuentos, impuestos y el total
- Cuánto tiempo es válido el presupuesto y las condiciones principales
¿Qué contiene una factura?
- El nombre de tu empresa y tus datos de contacto
- El nombre del cliente
- Un número de factura único y la fecha de emisión
- Líneas desglosadas, descuentos, impuestos y el total
- Instrucciones de pago, como los datos bancarios, y la fecha de vencimiento
Los requisitos de una factura, como los campos obligatorios, la numeración y la redacción fiscal, varían según el país. Revisa las normas que se aplican a tu negocio.
¿Un presupuesto cerrado es lo mismo que una estimación?
Algunos oficios y regiones usan las palabras de forma distinta. Las agencias de consumo del Reino Unido y de Nueva Zelanda describen el presupuesto cerrado como una oferta a precio fijo y la estimación como una aproximación que no es fija. En otros lugares se usan las dos palabras con poco rigor. Lo llames como lo llames, deja por escrito si el precio es fijo y qué ocurre si cambia el alcance.
¿Cómo cuadran los totales? Un ejemplo
El mismo trabajo como presupuesto y como factura final. Durante la obra se aprobó por escrito una partida adicional. El tipo de impuestos del 8% es un ejemplo.
| Línea | Presupuesto | Factura |
|---|---|---|
| Cambiar mueble de lavabo y grifo (alcance original) | 1.150,00 | 1.150,00 |
| Cambiar dos llaves de paso corroídas (cambio aprobado) | 0,00 | 180,00 |
| Subtotal | 1.150,00 | 1.330,00 |
| Impuestos añadidos aparte (8%) | 92,00 | 106,40 |
| Total | 1.242,00 | 1.436,40 |
La primera línea es idéntica en los dos documentos. El cambio aparece en su propia línea, de modo que el cliente ve exactamente qué se ha movido: 194,40 más en total, que son 180,00 de las llaves de paso más 14,40 de impuestos.
¿Por qué mantener los totales idénticos?
Cuando un cliente acepta un presupuesto, la factura debe coincidir con él para que nadie se lleve sorpresas. Si cambia el alcance, muestra el trabajo adicional en líneas aparte para que el cliente vea qué ha cambiado y por qué. Para la rutina, lee cambios de obra y trabajos extra.
¿Qué errores debo evitar?
- Facturar trabajos que el cliente nunca aceptó por escrito
- Cambiar los precios entre el presupuesto aceptado y la factura sin un motivo visible
- Reutilizar el número del presupuesto como número de la factura
- Llamar presupuesto cerrado a una cifra aproximada sin decir si es fija
- Olvidar indicar cómo y cuándo pagar
¿Quién controla el pago?
En SiteReporta marcas un presupuesto como aceptado y lo conviertes en factura con los mismos totales, y luego añades tus datos bancarios al PDF. La app no cobra pagos ni controla si una factura se ha pagado, así que lleva tu propio registro de lo que se ha cobrado. La página de ayuda explica cómo trata los impuestos y los pagos.
A continuación: cómo redactar un presupuesto de obra. Para trabajos facturados por etapas, lee facturas de anticipo y por avance; para trabajos que se repiten, facturas recurrentes de mantenimiento.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar una factura sin presupuesto?
Sí. Los trabajos pequeños o urgentes suelen acordarse de palabra o por mensaje. Aun así, un presupuesto por escrito protege a las dos partes, porque la factura se puede comparar con algo que el cliente aceptó.
¿Cuál es la diferencia principal entre un presupuesto y una factura?
Un presupuesto propone un precio antes del trabajo y puede aceptarse o rechazarse. Una factura pide el pago de un trabajo acordado o hecho, y lleva un número único, un importe y una fecha de vencimiento.
¿Debe el total de la factura coincidir con el presupuesto?
Debe coincidir con el presupuesto aceptado más los cambios aprobados, mostrados en sus propias líneas. Si los totales difieren sin un motivo visible, prepárate para las preguntas.
¿Puede SiteReporta convertir un presupuesto en factura?
Sí. Marcas el presupuesto como aceptado y lo conviertes en factura con los mismos totales, y luego añades tus datos bancarios al PDF. La app no cobra pagos ni controla si una factura se ha pagado.
¿Cambian las normas de facturación según el país?
Sí. Los campos obligatorios, la numeración y la redacción fiscal dependen de dónde trabajas, así que revisa las normas que se aplican a tu negocio.
Fuentes
Fuentes oficiales de las normas y las cifras mencionadas en esta guía. Las normas cambian y varían según el lugar, así que revisa el texto vigente y tus normas locales.
- GOV.UK: facturas, qué deben incluir
- Consumer Rights Act 2015, sección 51 (Reino Unido): precio de un servicio cuando no se ha acordado
- Protección al Consumidor de Nueva Zelanda: presupuestos y estimaciones
Orientación general, no asesoramiento legal, fiscal ni contable. Las normas varían según el país y el oficio.