На что смотреть в приложении для смет и счетов подрядчика
Опубликовано
Короткий ответ
Проверьте, что итоги и налог считаются верно, что документы нумеруются и аккуратно выглядят в PDF, что принятая смета превращается в счёт с теми же итогами и что данные можно сохранить в резервную копию и экспортировать. Разберитесь в модели оплаты и проверьте приложение на одной настоящей работе, прежде чем решаться.
Большинству подрядчиков не нужен длинный список функций. Им нужно приложение, которое считает правильно, выдаёт документы, которые не стыдно отправить, и не запирает данные. Пользуйтесь этим чек-листом, чтобы сравнивать любые приложения для смет и счетов, включая наше, по одним и тем же вопросам. О самих документах читайте в руководстве смета и счёт.
Какие функции важнее всего?
| Что проверить | Почему это важно | Как проверить |
|---|---|---|
| Верные итоги | Неверный итог стоит денег или доверия | Введите работу, которую можно проверить на калькуляторе |
| Работа с налогом | Где-то налог добавляют сверху, а где-то он уже включён в цену | Попробуйте оба способа и сравните строки и итог |
| Нумерация | Уникальные номера помогают вам и заказчику найти документ | Создайте три документа и прочитайте номера |
| Аккуратный PDF | Заказчик видит именно PDF | Экспортируйте один и откройте его на другом устройстве |
| От сметы к счёту | Итоги не должны меняться случайно | Преобразуйте одну смету и сравните каждую строку |
| Скрытые себестоимость и маржа | Заказчик должен видеть цены, а не вашу прибыль | Проверьте экспортированный PDF на наличие себестоимости или маржи |
| Резервная копия и экспорт | Потерянный телефон не должен означать потерянные документы | Экспортируйте резервную копию и посмотрите на файл |
О чём спрашивать про цену?
- Оно бесплатное, продаётся разовой покупкой или по подписке?
- Что именно ограничено в бесплатной версии?
- Что будет с моими документами, если я перестану платить?
- Цена назначается за человека, за месяц или за документ?
- Можно ли восстановить покупку на новом телефоне?
Запишите ответы, прежде чем вводить настоящие данные заказчиков. Подробнее об этом читайте в руководстве бесплатные и платные приложения для подрядчиков.
О чём спрашивать про мои данные?
- Нужны ли аккаунт и подключение к интернету?
- Где хранятся мои данные и кто может их видеть?
- Можно ли экспортировать или сохранить в резервную копию всё, в формате, который я смогу открыть?
- Зашифрованы ли резервные копии, а если нет, где их хранить?
- Что будет, если я сменю телефон или удалю приложение?
Имена заказчиков, адреса и цены это деловые документы. Узнайте, где они хранятся, прежде чем доверять их инструменту.
Как проверить арифметику за 30 минут?
Введите этот пример работы и сравните приложение со своим расчётом. Ставка налога 8 % приведена только как пример.
| Строка | Количество | Цена за единицу | Сумма |
|---|---|---|---|
| Работа | 12 | 60.00 | 720.00 |
| Материалы | 1 | 380.00 | 380.00 |
| Скидка | 1 | -50.00 | -50.00 |
| Промежуточный итог | - | - | 1,050.00 |
| Налог сверху (8 %) | - | - | 84.00 |
| Итого | - | - | 1,134.00 |
Затем переключите ту же работу на цены с уже включённым налогом и посмотрите, как изменятся строки. Наконец, преобразуйте смету в счёт и убедитесь, что ничего не сдвинулось. Если приложение не воспроизводит такие числа, не используйте его для настоящей работы.
Какие тревожные признаки должны меня остановить?
- Итоги, которые меняются после экспорта PDF
- Нет возможности экспортировать данные или сохранить их в резервную копию
- Неясные ограничения, которые обнаруживаются лишь после того, как вы ввели свою работу
- Заявления, что приложение гарантирует соответствие юридическим или налоговым требованиям
Правила оформления счетов, формулировок про налог и хранения документов различаются по странам и видам работ, поэтому ни одно приложение не может обещать, что каждый документ подойдёт для любого места. Проверьте местные правила.
Как SiteReporta отвечает на эти вопросы?
SiteReporta не требует аккаунта, хранит данные на вашем iPhone или iPad, работает офлайн и позволяет экспортировать файл резервной копии в приложение «Файлы» или другое место под вашим контролем. Файлы резервных копий не зашифрованы. Принятая смета превращается в счёт с теми же итогами, а себестоимость, прибыль и маржа никогда не попадают в PDF для заказчика.
У приложения есть и ограничения, о которых стоит знать: оно не принимает платежи, не отслеживает, оплачен ли счёт, и не поддерживает составные налоги. На странице поддержки перечислено, что оно умеет и чего не умеет.
Частые вопросы
Какая функция приложения для смет и счетов самая важная?
Верные итоги и налог, потому что от них зависит всё остальное. Проверьте любое приложение на работе, которую можно сверить с калькулятором, прежде чем ему доверять.
Нужно ли приложение, которое принимает платежи?
Только если вы хотите принимать платежи в том же инструменте. Многие подрядчики отправляют PDF с банковскими реквизитами и сами следят за оплатами. SiteReporta работает так и платежи не принимает.
Стоит ли беспокоиться о том, где хранятся мои данные?
Да, немного. Спросите, нужен ли аккаунт, где лежат данные и можно ли их экспортировать. SiteReporta хранит данные на вашем устройстве и не имеет облачной синхронизации, поэтому делайте резервные копии.
Может ли приложение гарантировать, что мои счета соответствуют правилам там, где я работаю?
Ни одно приложение не может обещать этого для каждой страны и вида работ. Обязательные поля, нумерация и формулировки о налоге различаются, поэтому проверьте местные правила.
Источники
Официальные источники правил и цифр, упомянутых в этом руководстве. Правила меняются и различаются по местам, поэтому проверьте актуальный текст и местные правила.
- GOV.UK: счета, что они должны содержать
- Директива ЕС 2006/112/EC о НДС, статья 226 (сводный текст на EUR-Lex)
- IRS Publication 583: начало бизнеса и ведение учёта
Общие рекомендации, а не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация. Правила различаются по странам и видам работ.