Worauf du bei einer App für Angebote und Rechnungen im Handwerk achten solltest
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Kurzantwort
Prüfe, ob Summen und Steuer stimmen, ob Dokumente nummeriert sind und als PDF sauber aussehen, ob ein angenommenes Angebot mit identischen Summen zur Rechnung wird und ob du deine Daten sichern und exportieren kannst. Verstehe das Preismodell und teste mit einem echten Auftrag, bevor du dich festlegst.
Die meisten Handwerker brauchen keine lange Funktionsliste. Sie brauchen eine App, die richtig rechnet, Dokumente erzeugt, die sie gern verschicken, und die ihre Daten nicht gefangen hält. Mit dieser Checkliste kannst du jede App für Angebote und Rechnungen, auch unsere, mit denselben Fragen vergleichen. Zum Papierkram selbst siehe Angebot oder Rechnung.
Welche Funktionen sind am wichtigsten?
| Prüfpunkt | Warum er wichtig ist | So testest du ihn |
|---|---|---|
| Richtige Summen | Eine falsche Summe kostet Geld oder Vertrauen | Gib einen Auftrag ein, den du mit dem Taschenrechner nachprüfen kannst |
| Umgang mit Steuer | An manchen Orten wird die Steuer aufgeschlagen, an anderen ist sie enthalten | Probiere beide Varianten und vergleiche die Zeilen und die Gesamtsumme |
| Nummerierung | Eindeutige Nummern helfen dir und deinem Kunden, ein Dokument zu finden | Lege drei Dokumente an und lies die Nummern |
| Sauberes PDF | Das PDF ist das, was der Kunde sieht | Exportiere eines und öffne es auf einem anderen Gerät |
| Vom Angebot zur Rechnung | Summen dürfen sich nicht aus Versehen ändern | Wandle eines um und vergleiche jede Zeile |
| Private Kosten und Marge | Der Kunde soll Preise sehen, nicht deinen Gewinn | Suche im exportierten PDF nach Kosten oder Marge |
| Backup und Export | Ein verlorenes Telefon sollte nicht verlorene Unterlagen bedeuten | Exportiere ein Backup und sieh dir die Datei an |
Was sollte ich zum Preis fragen?
- Ist sie kostenlos, ein Einmalkauf oder ein Abo?
- Was genau ist in der kostenlosen Version begrenzt?
- Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich nicht mehr zahle?
- Gilt der Preis pro Person, pro Monat oder pro Dokument?
- Kann ich einen Kauf auf einem neuen Telefon wiederherstellen?
Schreibe die Antworten auf, bevor du echte Kundendaten eingibst. Mehr dazu liest du in Kostenlose und kostenpflichtige Apps für Handwerker.
Was sollte ich zu meinen Daten fragen?
- Braucht sie ein Konto und eine Internetverbindung?
- Wo werden meine Daten gespeichert, und wer kann sie sehen?
- Kann ich alles in einem Format exportieren oder sichern, das ich öffnen kann?
- Sind Backups verschlüsselt, und wenn nicht, wo sollte ich sie aufbewahren?
- Was passiert, wenn ich das Telefon wechsle oder die App lösche?
Kundennamen, Adressen und Preise sind Geschäftsunterlagen. Wisse, wo sie liegen, bevor du einem Werkzeug damit vertraust.
Wie prüfe ich das Rechnen in 30 Minuten?
Gib diesen Beispielauftrag ein und vergleiche die App mit deiner eigenen Rechnung. Der Steuersatz von 8 % ist nur ein Beispiel.
| Zeile | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Arbeit | 12 | 60,00 | 720,00 |
| Material | 1 | 380,00 | 380,00 |
| Rabatt | 1 | -50,00 | -50,00 |
| Zwischensumme | - | - | 1.050,00 |
| Steuer on top (8 %) | - | - | 84,00 |
| Gesamtsumme | - | - | 1.134,00 |
Stelle denselben Auftrag danach auf Preise um, die die Steuer enthalten, und sieh, wie sich die Zeilen ändern. Wandle zum Schluss das Angebot in eine Rechnung um und prüfe, dass sich nichts verschoben hat. Kann eine App Zahlen wie diese nicht nachbilden, setze sie nicht für echte Arbeit ein.
Bei welchen Warnzeichen sollte ich aufhören?
- Summen, die sich nach dem PDF-Export ändern
- Keine Möglichkeit, die eigenen Daten zu exportieren oder zu sichern
- Unklare Grenzen, die erst auftauchen, nachdem du deine Arbeit eingegeben hast
- Versprechen, dass die App rechtliche oder steuerliche Konformität garantiert
Regeln für Rechnungen, Steuerangaben und Aufbewahrung unterscheiden sich je nach Land und Gewerk, daher kann keine App versprechen, dass jedes Dokument überall passt. Prüfe die Regeln vor Ort.
Wie beantwortet SiteReporta diese Fragen?
SiteReporta braucht kein Konto, hält die Daten auf deinem iPhone oder iPad, funktioniert offline und lässt dich eine Backup-Datei in die Dateien-App oder an einen anderen Ort exportieren, den du kontrollierst. Backup-Dateien sind nicht verschlüsselt. Ein angenommenes Angebot wird mit identischen Summen zur Rechnung, und Kosten, Gewinn und Marge erscheinen nie im PDF des Kunden.
Es gibt auch Grenzen, die du kennen solltest: Die App nimmt keine Zahlungen entgegen, verfolgt nicht, ob eine Rechnung bezahlt wurde, und unterstützt keine zusammengesetzten Steuern. Auf der Support-Seite steht, was sie kann und was nicht.
Häufige Fragen
Was ist die wichtigste Funktion einer App für Angebote und Rechnungen?
Richtige Summen und Steuer, denn alles andere hängt davon ab. Teste mit einem Auftrag, den du mit dem Taschenrechner nachprüfen kannst, bevor du einer App vertraust.
Brauche ich eine App, die Zahlungen entgegennimmt?
Nur wenn du Zahlungen im selben Werkzeug haben möchtest. Viele Handwerker schicken ein PDF mit Bankdaten und verfolgen Zahlungen selbst. SiteReporta funktioniert so und nimmt keine Zahlungen entgegen.
Sollte ich mir Gedanken machen, wo meine Daten gespeichert sind?
Ja, ein wenig. Frage, ob ein Konto nötig ist, wo die Daten liegen und ob du sie exportieren kannst. SiteReporta hält die Daten auf deinem Gerät und hat keine Cloud-Synchronisierung; erstelle daher Backups.
Kann eine App garantieren, dass meine Rechnungen die Regeln an meinem Arbeitsort erfüllen?
Keine App kann das für jedes Land und Gewerk versprechen. Pflichtangaben, Nummerierung und Steuerangaben unterscheiden sich; prüfe daher die Regeln vor Ort.
Quellen
Offizielle Quellen für die Regeln und Zahlen, die in diesem Ratgeber genannt werden. Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Ort; prüfe daher den aktuellen Wortlaut und die Vorschriften vor Ort.
- GOV.UK: Rechnungen, was sie enthalten müssen
- EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG, Artikel 226 (konsolidierter Text auf EUR-Lex)
- IRS Publication 583: Ein Unternehmen gründen und Unterlagen führen
Allgemeine Hinweise, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gewerk.