So schreibst du am Ende eines Auftrags eine Mängelliste

Veröffentlicht 2026-11-03

Kurzantwort

Eine Mängelliste ist die kurze Liste der Mängel und unfertigen Punkte, die vor der Abnahme durch den Kunden zu beheben sind. Geh den Auftrag in fester Reihenfolge ab, schreibe jeden Punkt mit Ort, Problem, Lösung, Verantwortlichem, Termin und Status auf, fotografiere ihn vorher und nachher, vereinbare die Liste schriftlich, schließe sie ab und sende dann die Schlussrechnung.

Eine Mängelliste ist die Liste der Kleinigkeiten, die vor der Abnahme durch den Kunden noch zu beheben oder fertigzustellen sind: eine angeschlagene Fliese, eine schleifende Tür, vergessene Farbe hinter dem Heizkörper. Gut gemacht, wird aus einem vagen „Es ist noch nicht ganz fertig“ eine kurze, zählbare Liste, auf die sich beide Seiten einigen, und sie ist der letzte Schritt vor der Schlussrechnung.

Was gehört auf eine Mängelliste?

Mängelpunkte sind Fehler und unfertige Arbeiten, die zum ursprünglichen Leistungsumfang gehören: Schäden, mangelhafte Ausführung, fehlende Teile, Dinge, die nicht funktionieren, und alles, was du geplant, aber noch nicht erledigt hast.

Ein neuer Wunsch ist kein Mängelpunkt. Wenn der Kunde möchte, dass du eine Steckdose versetzt, die laut Plan an der richtigen Stelle sitzt, ist das eine Zusatzleistung mit eigenem Preis. Halte sie fest, wie in Nachträge und Zusatzarbeiten (auf Englisch) beschrieben, und lass sie von der Liste fern, sonst wird der Auftrag nie abgeschlossen.

In welcher Reihenfolge gehe ich den Auftrag ab?

Mach die Begehung nach Möglichkeit mit dem Kunden, und zwar bevor er die Mängel für dich findet. Wähle eine Reihenfolge und halte sie ein: Raum für Raum, von links nach rechts, von der Decke zum Boden. Ein fester Weg sorgt dafür, dass nichts übersprungen wird, und die Liste liest sich in der Reihenfolge des Gebäudes.

Nimm eine Taschenlampe, ein Maßband, eine Wasserwaage und einen Stift mit. Schalte jedes Licht ein, lass jeden Wasserhahn laufen und öffne jede Tür und jedes Fenster. Viele Mängel sieht man nur, wenn das Licht streifend auf die Wand fällt. Schau deshalb an Wänden und Decken entlang statt frontal darauf.

Wie schreibe ich jeden Punkt so, dass ihn jeder erledigen könnte?

Ort: Küche, Nordwand, 30 cm links neben dem Fenster
Problem: 3 mm breiter Spalt zwischen Arbeitsplatte und Spritzschutz
Lösung: Fuge auskratzen und in Weiß neu verfugen
Zuständig: Sam
Termin: Freitag
Status: offen

Jede Zeile ist ein Punkt mit Ort, Problem, Lösung, Verantwortlichem, Termin und Status. Vergleiche das mit „Küche: Spalt beheben“, was niemandem sagt, was, wo oder bis wann zu tun ist.

Warum fotografiere ich jeden Punkt?

Mach ein Übersichtsfoto, das zeigt, wo der Punkt liegt, und eine Nahaufnahme des Problems. Nach der Behebung machst du dieselben zwei Fotos noch einmal. Vorher-nachher-Paare klären Streit darüber, was falsch war, und belegen, dass die Arbeit erledigt ist. Mehr dazu in Tipps zur Fotodokumentation auf der Baustelle (auf Englisch).

Was behebe ich zuerst?

Nicht alle Punkte wiegen gleich. Arbeite sie in dieser Reihenfolge ab: Sicherheit und alles, was die Nutzung des Raums verhindert (ein tropfendes Rohr, eine Steckdose ohne Funktion), dann Funktion (eine klemmende Schublade), dann Optik (Farbe ausbessern).

Beispiel: Eine Badsanierung endet mit 14 Punkten. Zwei betreffen Wasser, drei Türen und Schubladen, neun sind kosmetisch. Plane einen Tag für die ersten fünf und einen zweiten für den Rest, und nenne dem Kunden beide Termine, wenn du ihm die Liste übergibst.

Wie vereinbare ich die Liste und einen Fertigstellungstermin?

Schick die Liste als datiertes Dokument und bitte den Kunden, sie schriftlich zu bestätigen. Eine Antwort per Nachricht ist besser als nichts. Was ihm später auffällt, gehört auf eine zweite datierte Liste, statt die erste wieder zu öffnen.

Setze einen realistischen Fertigstellungstermin und halte ihn ein. Die letzten Punkte prägen, wie sich der Kunde an den ganzen Auftrag erinnert.

Wie schließe ich die Liste ab und bekomme die Schlusszahlung?

Wenn alle Punkte erledigt sind, geh die Liste noch einmal mit dem Kunden durch und lass dir kurz schriftlich bestätigen, dass der Auftrag abgeschlossen ist. Dann schickst du die Schlussrechnung mit der Nummerierung und den Zahlungsbedingungen aus Rechnungsnummern und Zahlungsbedingungen (auf Englisch).

Manche Verträge erlauben dem Kunden, einen Teil der letzten Zahlung bis zur Erledigung der Mängelliste einzubehalten. Wenn ihr das vereinbart habt, schreib den Betrag und die Punkte auf, die er abdeckt. Beispiel: Bei einer Schlussrechnung über 4.000 zahlt der Kunde jetzt 3.500 und die restlichen 500, sobald zwei genannte Punkte behoben sind. Regeln und Grenzen für Einbehalte unterscheiden sich je nach Land, Bundesland und Vertrag. Prüfe deshalb deinen Vertrag und die örtlichen Vorschriften.

Mängellisten in SiteReporta

SiteReporta hat kein eigenes Dokument für Mängellisten. Praktisch ist es, die Begehung als täglichen Baustellenbericht (auf Englisch) zu erfassen: Trage die Punkte unter Probleme ein, hänge die Fotos an und exportiere ein PDF ohne Preise. Jeder spätere Besuch bekommt einen eigenen Bericht, der festhält, was an dem Tag behoben wurde, mit den Nachher-Fotos. So entsteht eine datierte Spur von der ersten Begehung bis zur Abnahme.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Mängelliste und einem Nachtrag?

Eine Mängelliste enthält Mängel und unfertige Arbeiten innerhalb des ursprünglichen Leistungsumfangs. Ein neuer Wunsch des Kunden ist Zusatzarbeit mit eigenem Preis und gehört in einen Nachtrag, nicht auf die Liste.

Wer schreibt die Mängelliste?

Idealerweise gehen du und der Kunde den Auftrag gemeinsam ab, und du schreibst die Liste, bevor der Kunde die Punkte für dich findet. Eine feste Route durch das Gebäude verhindert, dass etwas übersehen wird.

Wie lange sollte es dauern, die Punkte zu erledigen?

Setze einen realistischen Fertigstellungstermin und halte ihn ein. Eine Badsanierung mit 14 Punkten lässt sich zum Beispiel so planen: ein Tag für die fünf wichtigsten und ein zweiter Tag für den Rest.

Darf der Kunde die Zahlung zurückhalten, bis die Mängelliste erledigt ist?

Nur wenn dein Vertrag es erlaubt. Manche Verträge lassen den Kunden einen Teil der letzten Zahlung einbehalten, und der Einbehalt ist an manchen Orten gesetzlich geregelt; schreibe daher den Betrag und die Punkte auf, die er abdeckt, und prüfe die Vorschriften vor Ort.

Was, wenn der Kunde später weitere Punkte findet?

Setze sie auf eine zweite, datierte Liste, statt die erste wieder zu öffnen, damit die erste Liste abgeschlossen und die Schlussrechnung gesendet werden kann.

Quellen

Offizielle Quellen für die Regeln und Zahlen, die in diesem Ratgeber genannt werden. Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Ort; prüfe daher den aktuellen Wortlaut und die Vorschriften vor Ort.

Allgemeine Hinweise, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gewerk.