Angebot oder Rechnung: Was ist der Unterschied?
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Kurzantwort
Ein Angebot ist der Preis, den du vor Arbeitsbeginn vorschlägst und den der Kunde annehmen kann oder nicht. Eine Rechnung fordert die Zahlung für vereinbarte oder erledigte Arbeit, mit eindeutiger Nummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. Halte die Summen gleich, wenn aus einem angenommenen Angebot eine Rechnung wird, und zeige Änderungen in eigenen Zeilen.
Ein Angebot sagt, was ein Auftrag vor der Arbeit kosten soll. Eine Rechnung fordert die Zahlung für Arbeit, die vereinbart oder erledigt wurde. Werden beide vermischt, entsteht Verwirrung; halte die Dokumente daher klar getrennt. Layouts zum Kopieren findest du in der Angebotsvorlage für Handwerker und der Rechnungsvorlage für Handwerker.
Was ist die Kurzfassung?
Ein Angebot wird vor der Arbeit gesendet. Es beschreibt den Leistungsumfang und den erwarteten Preis, und der Kunde kann es annehmen oder nicht.
Eine Rechnung wird gesendet, wenn die Zahlung fällig ist. Sie führt auf, was berechnet wird, und nennt, wie und wann gezahlt wird.
Was enthält ein Angebot?
- Deinen Firmennamen und deine Kontaktdaten
- Den Namen des Kunden und die Adresse der Baustelle
- Eine Beschreibung des Leistungsumfangs und dessen, was nicht enthalten ist
- Einzeln aufgeführte Arbeit und Material mit Mengen und Preisen
- Rabatte, Steuer und die Gesamtsumme
- Wie lange das Angebot gilt und die wichtigsten Bedingungen
Was enthält eine Rechnung?
- Deinen Firmennamen und deine Kontaktdaten
- Den Namen des Kunden
- Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum
- Einzeln aufgeführte Positionen, Rabatte, Steuer und die Gesamtsumme
- Zahlungshinweise, etwa die Bankverbindung, und das Fälligkeitsdatum
Anforderungen an Rechnungen wie Pflichtangaben, Nummerierung und Steuerhinweise unterscheiden sich je nach Land. Prüfe die Regeln, die für deinen Betrieb gelten.
Ist ein Angebot dasselbe wie ein Kostenvoranschlag?
Manche Gewerke und Regionen verwenden die Wörter unterschiedlich. Verbraucherstellen im Vereinigten Königreich und in Neuseeland beschreiben ein Angebot als Zusage zu einem festen Preis und einen Kostenvoranschlag als Schätzung, die nicht feststeht. Anderswo werden beide Wörter locker verwendet. Wie du es auch nennst: Schreibe auf, ob der Preis fest ist und was passiert, wenn sich der Leistungsumfang ändert.
Wie passen die Summen zusammen? Ein Beispiel
Derselbe Auftrag als Angebot und als Schlussrechnung. Eine zusätzliche Position wurde während der Arbeit schriftlich genehmigt. Der Steuersatz von 8 % ist ein Beispiel.
| Position | Angebot | Rechnung |
|---|---|---|
| Waschtischunterschrank und Armatur austauschen (ursprünglicher Leistungsumfang) | 1.150,00 | 1.150,00 |
| Zwei korrodierte Absperrventile austauschen (genehmigte Änderung) | 0,00 | 180,00 |
| Zwischensumme | 1.150,00 | 1.330,00 |
| Steuer zusätzlich (8 %) | 92,00 | 106,40 |
| Gesamtsumme | 1.242,00 | 1.436,40 |
Die erste Zeile ist in beiden Dokumenten identisch. Die Änderung steht in einer eigenen Zeile, sodass der Kunde genau sieht, was sich verschoben hat: 194,40 mehr in der Gesamtsumme, das sind 180,00 für die Ventile plus 14,40 Steuer.
Warum sollen die Summen identisch bleiben?
Wenn ein Kunde ein Angebot annimmt, sollte die Rechnung dazu passen, damit niemand überrascht wird. Ändert sich der Leistungsumfang, zeige die zusätzliche Arbeit in eigenen Zeilen, damit der Kunde sieht, was sich geändert hat und warum. Den Ablauf dafür beschreibt Nachträge und Zusatzarbeiten.
Welche Fehler sollte ich vermeiden?
- Arbeit in Rechnung stellen, die der Kunde nie schriftlich angenommen hat
- Preise zwischen angenommenem Angebot und Rechnung ohne sichtbaren Grund ändern
- Die Angebotsnummer als Rechnungsnummer wiederverwenden
- Eine grobe Zahl als Festpreis bezeichnen, ohne zu sagen, ob sie feststeht
- Vergessen anzugeben, wie und wann gezahlt wird
Wer verfolgt die Zahlung?
In SiteReporta markierst du ein Angebot als angenommen und wandelst es in eine Rechnung mit identischen Summen um, dann fügst du deine Bankverbindung zum PDF hinzu. Die App nimmt keine Zahlungen entgegen und verfolgt nicht, ob eine Rechnung bezahlt wurde; führe daher selbst Buch darüber, was bezahlt ist. Die Support-Seite erklärt, wie die App mit Steuer und Zahlungen umgeht.
Als Nächstes: So schreibst du ein Angebot für einen Auftrag. Für Aufträge, die in Stufen abgerechnet werden, lies Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen; für wiederkehrende Arbeiten Wiederkehrende Rechnungen für Wartung.
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung ohne Angebot schicken?
Ja. Kleine oder dringende Aufträge werden oft mündlich oder per Nachricht vereinbart. Ein schriftliches Angebot schützt trotzdem beide Seiten, weil sich die Rechnung dann mit etwas abgleichen lässt, das der Kunde angenommen hat.
Was ist der Hauptunterschied zwischen Angebot und Rechnung?
Ein Angebot schlägt vor der Arbeit einen Preis vor und kann angenommen oder abgelehnt werden. Eine Rechnung fordert die Zahlung für vereinbarte oder erledigte Arbeit und trägt eine eindeutige Nummer, einen Betrag und ein Fälligkeitsdatum.
Soll die Rechnungssumme mit dem Angebot übereinstimmen?
Sie sollte dem angenommenen Angebot plus genehmigten Änderungen entsprechen, die in eigenen Zeilen stehen. Weichen die Summen ohne sichtbaren Grund ab, musst du mit Rückfragen rechnen.
Kann SiteReporta ein Angebot in eine Rechnung umwandeln?
Ja. Du markierst das Angebot als angenommen und wandelst es in eine Rechnung mit identischen Summen um, dann fügst du deine Bankverbindung zum PDF hinzu. Die App nimmt keine Zahlungen entgegen und verfolgt nicht, ob eine Rechnung bezahlt wurde.
Unterscheiden sich die Regeln für Rechnungen je nach Land?
Ja. Pflichtangaben, Nummerierung und Steuerhinweise hängen davon ab, wo du arbeitest; prüfe daher die Regeln, die für deinen Betrieb gelten.
Quellen
Offizielle Quellen für die Regeln und Zahlen, die in diesem Ratgeber genannt werden. Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Ort; prüfe daher den aktuellen Wortlaut und die Vorschriften vor Ort.
- GOV.UK: Rechnungen, was sie enthalten müssen
- Consumer Rights Act 2015, Abschnitt 51 (Großbritannien): Preis einer Dienstleistung, wenn keiner vereinbart wurde
- Verbraucherschutz Neuseeland: Kostenvoranschläge und Angebote
Allgemeine Hinweise, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gewerk.