Numeri di fattura e termini di pagamento per artigiani
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Risposta breve
Dai a ogni fattura un numero unico preso da uno schema coerente, assegnalo quando emetti la fattura e non riusarlo né modificarlo mai. I termini di pagamento devono indicare il totale, la valuta, una scadenza precisa, come pagare, l'eventuale acconto già ricevuto e il saldo rimasto. Controlla le regole del tuo paese sulle fatture.
Due piccoli dettagli rendono una fattura facile da gestire: un numero che nessun altro ha usato e termini di pagamento che dicono esattamente cosa è dovuto e quando. Se li imposti bene, perdi meno tempo a rispondere a domande e a rincorrere i pagamenti. Per un layout completo, vedi il modello di fattura.
Perché il numero di fattura è importante?
Il numero di fattura è il modo in cui tu e il tuo cliente vi riferite a un documento. Ti permette di ritrovare una fattura anni dopo e dice al tuo commercialista a quale periodo appartiene ogni documento.
In alcuni paesi è anche obbligatorio. Le indicazioni del governo britannico dicono che una fattura deve avere un numero di identificazione unico, e la direttiva IVA dell'UE (articolo 226) elenca un numero progressivo tra i dati richiesti su una fattura ai fini IVA. L'IRS Publication 583 afferma che, salvo pochi casi, la legge statunitense non richiede alcun tipo specifico di registri, quindi lì la numerazione è di solito una tua scelta. Controlla cosa vale per la tua attività.
Quali sono alcuni schemi di numerazione semplici?
- Un semplice numero progressivo: 0001, 0002, 0003
- Un anno e un numero progressivo: 2026-001, 2026-002
- Un prefisso per una linea di attività o un cantiere, se ne gestisci più di uno: RES-0001 e COM-0001
Scegli uno schema e mantienilo. Non riusare un numero e non modificare una fattura già inviata. Se qualcosa era sbagliato, emetti un documento corretto e conserva quello vecchio in archivio, secondo le regole del luogo in cui lavori.
Che aspetto ha una sequenza numerata?
Un breve registro con lo schema anno più numero progressivo. I lavori e gli importi sono esempi.
| Numero | Emessa | Descrizione | Importo dovuto | Scadenza |
|---|---|---|---|---|
| 2026-014 | 3 marzo | Lavoro in cucina, acconto | 600,00 | 17 marzo |
| 2026-015 | 17 marzo | Pulizia delle grondaie, 2 case | 380,00 | 31 marzo |
| 2026-016 | 28 marzo | Lavoro in cucina, saldo finale | 1.340,00 | 11 aprile |
Ogni numero è usato una volta sola, la sequenza non ha buchi e la scadenza è una data vera. Un registro così rende anche facile controllare quali fatture sono ancora da pagare.
Perché le bozze non devono avere numeri?
Tieni le fatture non finite separate da quelle emesse. Il numero va dato a un documento quando lo invii, così la tua sequenza non ha buchi causati da bozze abbandonate.
Come scrivo termini di pagamento chiari?
- Il totale dovuto e la valuta
- Una scadenza precisa, non soltanto «alla ricezione»
- Come pagare: dati bancari, un riferimento da indicare ed eventuali altri metodi accettati
- L'eventuale acconto già pagato e il saldo rimasto
- Le condizioni per i pagamenti a fasi se il lavoro è fatturato a passi
Esempio: «Totale del contratto 1.940,00. Acconto ricevuto il 3 marzo: 600,00. Saldo da pagare: 1.340,00 entro l'11 aprile, con bonifico bancario, indicando la fattura 2026-016.»
Se non è concordata una data, alcuni paesi fissano un termine predefinito. Le indicazioni del governo britannico dicono che il cliente deve pagare entro 30 giorni dalla fattura o dalla consegna, e la direttiva UE sui ritardi di pagamento usa 30 giorni dal ricevimento della fattura come termine predefinito per i pagamenti tra imprese. Una data precisa sulla fattura evita di affidarsi a un termine predefinito.
Se addebiti qualcosa per il ritardo nel pagamento, scrivilo sulla fattura e nel preventivo, e solo nei modi consentiti dove lavori.
Quando devo inviare la fattura e come faccio il sollecito?
Invia la fattura appena il lavoro o la fase è finita. Sollecita dopo la scadenza, con cortesia e per iscritto, e conserva una nota di ciò che hai inviato. Per una routine passo dopo passo, leggi come gestire un cliente che paga tardi. Per i lavori ricorrenti, vedi fatture ricorrenti per la manutenzione.
Quali errori devo evitare?
- Riusare un numero o rinumerare dopo l'invio di una fattura
- Dare numeri alle bozze, lasciando buchi
- Scrivere «da pagare alla ricezione» invece di una data
- Omettere il riferimento che il cliente deve indicare quando paga
- Dimenticare di mostrare l'acconto già ricevuto
Le fatture in SiteReporta
In SiteReporta imposti un preventivo come accettato e lo converti in fattura con totali identici, poi aggiungi i tuoi dati bancari al PDF. Non incassa pagamenti né controlla se una fattura è stata pagata, quindi tieni un tuo registro di ciò che è stato pagato. Leggi preventivo e fattura a confronto per capire come si distinguono i due documenti.
Domande frequenti
Come devo numerare le mie fatture?
Usa uno schema e mantienilo: un numero progressivo, oppure un anno più un numero progressivo come 2026-001. Non riusare mai un numero e assegnalo solo quando emetti la fattura.
Posso modificare una fattura dopo averla inviata?
Evitalo. Emetti un documento corretto e conserva quello vecchio in archivio, secondo le regole del luogo in cui lavori.
Cosa devono dire i termini di pagamento?
Il totale e la valuta, una scadenza precisa, come pagare con un riferimento, l'eventuale acconto già ricevuto e il saldo rimasto. Aggiungi le condizioni per i pagamenti a fasi se il lavoro è fatturato a passi.
Quanti giorni devo dare ai clienti per pagare?
È una tua scelta, salvo che il contratto o la legge locale dispongano altrimenti. Le indicazioni britanniche fissano 30 giorni come termine predefinito quando non è concordata una data, e anche la direttiva UE sui ritardi di pagamento indica 30 giorni tra imprese. Metti una data precisa sulla fattura.
Ogni paese richiede un numero di fattura?
Non esiste una regola unica ovunque. Il Regno Unito e l'UE richiedono un numero unico o progressivo sulle fatture IVA, mentre la legge statunitense non prevede un formato federale generale per le fatture commerciali. Controlla le regole che valgono per te.
Fonti
Fonti ufficiali per le regole e le cifre citate in questa guida. Le regole cambiano e dipendono dal luogo: controlla il testo in vigore e le norme locali.
- GOV.UK: fatture, cosa devono includere
- GOV.UK: obblighi di pagamento (termini di pagamento, 30 giorni predefiniti)
- Direttiva IVA dell'UE 2006/112/CE, articolo 226 (testo consolidato su EUR-Lex)
- Direttiva UE 2011/7/UE sulla lotta contro i ritardi di pagamento (EUR-Lex)
- IRS Publication 583: avviare un'attività e tenere i registri
Indicazioni generali, non consulenza legale, fiscale o contabile. Le regole cambiano da paese a paese e da mestiere a mestiere.