Номера счетов и условия оплаты для подрядчиков
Опубликовано · Обновлено
Короткий ответ
Дайте каждому счёту уникальный номер из единой схемы, присваивайте его при выставлении счёта и никогда не используйте повторно и не правьте. В условиях оплаты укажите сумму, валюту, конкретную дату оплаты, способ платежа, уже полученный аванс и остаток. Проверьте правила о счетах в вашей стране.
Две мелочи делают счёт удобным: номер, которого ни у кого нет, и условия оплаты, которые точно говорят, что и когда нужно заплатить. Если сделать оба правильно, вы тратите меньше времени на вопросы и на погоню за деньгами. Полный макет смотрите в материале шаблон счёта подрядчика.
Почему важен номер счёта?
По номеру счёта вы и заказчик ссылаетесь на документ. Он позволяет найти счёт спустя годы и подсказывает бухгалтеру, какие документы к какому периоду относятся.
В некоторых странах номер ещё и обязателен. Руководство британского правительства говорит, что в счёте нужен уникальный идентификационный номер, а Директива ЕС о НДС (статья 226) относит порядковый номер к сведениям, обязательным в счёте для целей НДС. IRS Publication 583 говорит, что, кроме нескольких случаев, закон США не требует какой-либо определённой формы учёта, поэтому нумерация там обычно на ваше усмотрение. Проверьте, что применимо к вашему бизнесу.
Какие бывают простые схемы нумерации?
- Простой сквозной номер: 0001, 0002, 0003
- Год и сквозной номер: 2026-001, 2026-002
- Префикс для направления бизнеса или объекта, если их несколько: RES-0001 и COM-0001
Выберите одну схему и держитесь её. Не используйте номер повторно и не правьте уже отправленный счёт. Если что-то было неверно, выпустите исправленный документ и оставьте старый в архиве, в соответствии с правилами вашего места работы.
Как выглядит последовательность номеров?
Короткий реестр по схеме «год и сквозной номер». Работы и суммы приведены как примеры.
| Номер | Выставлен | Описание | К оплате | Срок |
|---|---|---|---|---|
| 2026-014 | 3 марта | Работа на кухне, аванс | 600,00 | 17 марта |
| 2026-015 | 17 марта | Чистка водостоков, 2 дома | 380,00 | 31 марта |
| 2026-016 | 28 марта | Работа на кухне, окончательный остаток | 1 340,00 | 11 апреля |
Каждый номер использован один раз, в последовательности нет пропусков, а срок оплаты это реальная дата. Такой реестр ещё и позволяет легко проверить, какие счета остаются неоплаченными.
Почему черновикам не нужно присваивать номера?
Держите незаконченные счета отдельно от выставленных. Номер следует присваивать документу, когда вы его отправляете, чтобы в вашей последовательности не было пропусков из-за брошенных черновиков.
Как записать понятные условия оплаты?
- Сумму к оплате и валюту
- Конкретную дату оплаты, а не просто «по получении»
- Как платить: банковские реквизиты, ссылку, которую нужно указать, и другие принимаемые способы
- Уже оплаченный аванс и оставшийся остаток
- Условия поэтапных платежей, если работа оплачивается по шагам
Пример: «Итого по договору 1 940,00. Аванс получен 3 марта: 600,00. К оплате остаток 1 340,00 до 11 апреля банковским переводом, с указанием счёта 2026-016».
Там, где дата не согласована, в некоторых местах действует срок по умолчанию. Руководство британского правительства говорит, что заказчик должен заплатить в течение 30 дней со дня счёта или поставки, а директива ЕС о просрочке платежей по умолчанию берёт 30 дней с получения счёта для платежей между компаниями. Конкретная дата в счёте избавляет от опоры на срок по умолчанию.
Если вы взимаете плату за просрочку, укажите это в счёте и в смете, и только так, как разрешено там, где вы работаете.
Когда отправлять счёт и как напоминать?
Отправляйте счёт сразу, как только работа или этап завершены. Напоминайте после того, как срок оплаты прошёл, вежливо и письменно, и записывайте, что вы отправили. Пошаговый порядок смотрите в материале как работать с клиентом, который не платит. Для повторяющихся работ смотрите регулярные счета на обслуживание.
Каких ошибок избегать?
- Использовать номер повторно или перенумеровывать после отправки счёта
- Присваивать номера черновикам, из-за чего остаются пропуски
- Писать «оплата по получении» вместо даты
- Не указать ссылку, которую заказчик должен написать при оплате
- Забыть показать уже полученный аванс
Счета в SiteReporta
В SiteReporta вы отмечаете смету принятой и переводите её в счёт с теми же итогами, затем добавляете в PDF свои банковские реквизиты. Приложение не принимает платежи и не отслеживает, оплачен ли счёт, поэтому ведите собственный учёт оплаченного. Чем отличаются два документа, читайте в материале смета и счёт.
Частые вопросы
Как нумеровать мои счета?
Используйте одну схему и держитесь её: сквозной номер или год плюс сквозной номер, например 2026-001. Никогда не используйте номер повторно и присваивайте его только при выставлении счёта.
Можно ли править счёт после отправки?
Лучше избегать. Выпустите исправленный документ и оставьте старый в архиве, в соответствии с правилами вашего места работы.
Что должны говорить условия оплаты?
Сумму и валюту, конкретную дату оплаты, способ платежа со ссылкой, уже полученный аванс и остаток. Добавьте условия поэтапных платежей, если работа оплачивается по шагам.
Сколько дней давать заказчикам на оплату?
Это ваш выбор, если договор или местный закон не говорят иного. Руководство Великобритании называет 30 дней по умолчанию, когда дата не согласована, и директива ЕС о просрочке платежей тоже берёт 30 дней между компаниями. Укажите в счёте конкретную дату.
Требует ли каждая страна номер счёта?
Единого правила для всех нет. Великобритания и ЕС требуют уникальный или порядковый номер в счетах для целей НДС, а в США нет общего федерального формата деловых счетов. Проверьте правила, которые применимы к вам.
Источники
Официальные источники правил и цифр, упомянутых в этом руководстве. Правила меняются и различаются по местам, поэтому проверьте актуальный текст и местные правила.
- GOV.UK: счета и что они должны содержать
- GOV.UK: обязанности по оплате (условия оплаты, 30 дней по умолчанию)
- Директива ЕС о НДС 2006/112/EC, статья 226 (сводный текст на EUR-Lex)
- Директива ЕС 2011/7/EU о борьбе с просрочкой платежей (EUR-Lex)
- IRS Publication 583: начало бизнеса и ведение учёта
Общие рекомендации, а не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация. Правила различаются по странам и видам работ.