Preventivo e fattura: qual è la differenza?
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Risposta breve
Un preventivo è il prezzo che proponi prima dei lavori, che il cliente può accettare o no. Una fattura chiede il pagamento di un lavoro concordato o eseguito, con un numero unico, un importo e una scadenza. Tieni identici i totali quando un preventivo accettato diventa fattura e mostra le modifiche su righe separate.
Un preventivo dice quanto dovrebbe costare un lavoro prima che venga eseguito. Una fattura chiede il pagamento di un lavoro concordato o eseguito. Confondere i due documenti crea equivoci, quindi tienili chiari e separati. Per layout da copiare, vedi il modello di preventivo e il modello di fattura.
Qual è la versione breve?
Il preventivo si invia prima dei lavori. Descrive l'ambito e il prezzo previsto, e il cliente può accettarlo o no.
La fattura si invia quando il pagamento è dovuto. Elenca ciò che viene addebitato e indica come e quando pagare.
Cosa contiene un preventivo?
- La ragione sociale e i recapiti della tua attività
- Il nome del cliente e l'indirizzo del lavoro
- Una descrizione dell'ambito e di tutto ciò che è escluso
- Manodopera e materiali dettagliati, con quantità e prezzi
- Sconti, imposta e totale
- Per quanto tempo il preventivo è valido e le condizioni principali
Cosa contiene una fattura?
- La ragione sociale e i recapiti della tua attività
- Il nome del cliente
- Un numero di fattura unico e la data di emissione
- Righe dettagliate, sconti, imposta e totale
- Istruzioni di pagamento, come i dati bancari, e la scadenza
Requisiti della fattura come i campi obbligatori, la numerazione e le diciture fiscali cambiano da paese a paese. Controlla le regole che valgono per la tua attività.
Un preventivo (quote) è la stessa cosa di una stima (estimate)?
Alcuni mestieri e alcune regioni usano le due parole in modo diverso. Le agenzie di tutela dei consumatori del Regno Unito e della Nuova Zelanda descrivono il «quote» come un'offerta a prezzo fisso e la «estimate» come un'approssimazione non vincolante sul prezzo. Altrove le due parole si usano in modo libero. Comunque lo chiami, scrivi se il prezzo è fisso e cosa succede se l'ambito cambia.
Come tornano i totali? Un esempio
Lo stesso lavoro come preventivo e come fattura finale. Durante i lavori è stata approvata per iscritto una voce in più. L'aliquota IVA dell'8% è un esempio.
| Voce | Preventivo | Fattura |
|---|---|---|
| Sostituzione di mobile bagno e rubinetto (ambito originale) | 1.150,00 | 1.150,00 |
| Sostituzione di due valvole di intercettazione corrose (modifica approvata) | 0,00 | 180,00 |
| Imponibile | 1.150,00 | 1.330,00 |
| IVA aggiunta (8%) | 92,00 | 106,40 |
| Totale | 1.242,00 | 1.436,40 |
La prima riga è identica sui due documenti. La modifica compare su una riga propria, così il cliente vede esattamente cosa è cambiato: 194,40 in più sul totale, cioè 180,00 per le valvole più 14,40 di imposta.
Perché mantenere identici i totali?
Quando un cliente accetta un preventivo, la fattura dovrebbe corrispondere, così nessuno ha sorprese. Se l'ambito cambia, mostra i lavori extra su righe separate, così il cliente vede cosa è cambiato e perché. Per la procedura, leggi varianti e lavori extra.
Quali errori devo evitare?
- Fatturare lavori che il cliente non ha mai accettato per iscritto
- Cambiare i prezzi tra il preventivo accettato e la fattura senza un motivo visibile
- Riusare il numero del preventivo come numero di fattura
- Chiamare preventivo una cifra approssimativa senza dire se è fissa
- Dimenticare di indicare come e quando pagare
Chi tiene traccia del pagamento?
In SiteReporta imposti un preventivo come accettato e lo converti in fattura con totali identici, poi aggiungi i tuoi dati bancari al PDF. Non incassa pagamenti né controlla se una fattura è stata pagata, quindi tieni un tuo registro di ciò che è stato pagato. La pagina di supporto spiega come gestisce imposta e pagamenti.
Prossimo passo: come scrivere un preventivo per un lavoro. Per i lavori fatturati per fasi, leggi fatture di acconto e di avanzamento; per i lavori ricorrenti, fatture ricorrenti per la manutenzione.
Domande frequenti
Posso inviare una fattura senza un preventivo?
Sì. I lavori piccoli o urgenti spesso si concordano a voce o con un messaggio. Un preventivo scritto tutela comunque entrambe le parti, perché la fattura si può confrontare con qualcosa che il cliente ha accettato.
Qual è la differenza principale tra preventivo e fattura?
Un preventivo propone un prezzo prima dei lavori e si può accettare o rifiutare. Una fattura chiede il pagamento di un lavoro concordato o eseguito, e riporta un numero unico, un importo e una scadenza.
Il totale della fattura deve coincidere con il preventivo?
Deve coincidere con il preventivo accettato più le eventuali modifiche approvate, mostrate su righe proprie. Se i totali differiscono senza un motivo visibile, aspettati domande.
SiteReporta può trasformare un preventivo in fattura?
Sì. Imposti il preventivo come accettato e lo converti in fattura con totali identici, poi aggiungi i tuoi dati bancari al PDF. L'app non incassa pagamenti né controlla se una fattura è stata pagata.
Le regole sulle fatture cambiano da paese a paese?
Sì. Campi obbligatori, numerazione e diciture fiscali dipendono da dove lavori, quindi controlla le regole che valgono per la tua attività.
Fonti
Fonti ufficiali per le regole e le cifre citate in questa guida. Le regole cambiano e dipendono dal luogo: controlla il testo in vigore e le norme locali.
- GOV.UK: fatture, cosa devono includere
- Consumer Rights Act 2015, sezione 51 (Regno Unito): prezzo di un servizio quando non è stato concordato
- Tutela dei consumatori della Nuova Zelanda: preventivi e stime
Indicazioni generali, non consulenza legale, fiscale o contabile. Le regole cambiano da paese a paese e da mestiere a mestiere.