Rechnungsnummern und Zahlungsbedingungen für Handwerker
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Kurzantwort
Gib jeder Rechnung eine eindeutige Nummer aus einem einheitlichen Schema, vergib sie erst beim Ausstellen und verwende oder ändere sie nie wieder. Die Zahlungsbedingungen nennen die Gesamtsumme, die Währung, ein konkretes Fälligkeitsdatum, wie gezahlt wird, eine erhaltene Anzahlung und den Restbetrag. Prüfe die Rechnungsregeln deines Landes.
Zwei kleine Details machen eine Rechnung leicht zu handhaben: eine Nummer, die sonst niemand verwendet hat, und Zahlungsbedingungen, die genau sagen, was wann fällig ist. Wenn beides stimmt, beantwortest du weniger Fragen und läufst weniger dem Geld hinterher. Für ein vollständiges Layout siehe die Rechnungsvorlage für Handwerker.
Warum ist die Rechnungsnummer wichtig?
Mit der Rechnungsnummer bezeichnen du und dein Kunde ein Dokument. Sie lässt dich eine Rechnung noch nach Jahren finden und sagt deinem Steuerberater, welche Dokumente zu welchem Zeitraum gehören.
Manche Länder schreiben sie auch vor. Die britische Regierung nennt als Voraussetzung eine eindeutige Identifikationsnummer auf der Rechnung, und die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (Artikel 226) führt eine fortlaufende Nummer unter den Angaben auf, die eine Rechnung für Zwecke der Mehrwertsteuer enthalten muss. IRS Publication 583 besagt, dass das US-Recht mit wenigen Ausnahmen keine bestimmte Art von Aufzeichnungen verlangt, die Nummerierung ist dort also meist deine Wahl. Prüfe, was für deinen Betrieb gilt.
Welche einfachen Nummerierungsschemata gibt es?
- Eine einfache laufende Nummer: 0001, 0002, 0003
- Jahr und laufende Nummer: 2026-001, 2026-002
- Ein Präfix für einen Geschäftsbereich oder eine Baustelle, wenn du mehrere führst: RES-0001 und COM-0001
Wähle ein Schema und bleibe dabei. Verwende keine Nummer doppelt und ändere keine Rechnung, die du schon verschickt hast. War etwas falsch, stelle ein korrigiertes Dokument aus und behalte das alte in den Unterlagen, entsprechend den Regeln, die dort gelten, wo du arbeitest.
Wie sieht eine nummerierte Folge aus?
Ein kurzes Register nach dem Schema aus Jahr und laufender Nummer. Die Aufträge und Beträge sind Beispiele.
| Nummer | Ausgestellt | Beschreibung | Fälliger Betrag | Fällig |
|---|---|---|---|---|
| 2026-014 | 3. März | Küchenauftrag, Anzahlung | 600,00 | 17. März |
| 2026-015 | 17. März | Dachrinnenreinigung, 2 Häuser | 380,00 | 31. März |
| 2026-016 | 28. März | Küchenauftrag, Restbetrag | 1.340,00 | 11. April |
Jede Nummer wird nur einmal verwendet, die Folge hat keine Lücken und das Fälligkeitsdatum ist ein echtes Datum. Ein solches Register macht es auch leicht zu prüfen, welche Rechnungen noch offen sind.
Warum sollten Entwürfe keine Nummer bekommen?
Halte unfertige Rechnungen von ausgestellten getrennt. Eine Nummer sollte ein Dokument erst bekommen, wenn du es sendest, damit deine Folge keine Lücken durch verworfene Entwürfe hat.
Wie formuliere ich klare Zahlungsbedingungen?
- Die fällige Gesamtsumme und die Währung
- Ein konkretes Fälligkeitsdatum, nicht nur „bei Erhalt“
- Wie gezahlt wird: Bankverbindung, ein anzugebender Verwendungszweck und weitere akzeptierte Zahlungsarten
- Eine bereits gezahlte Anzahlung und der Restbetrag
- Die Bedingungen für Abschlagszahlungen, wenn der Auftrag in Schritten abgerechnet wird
Beispiel: „Vertragssumme 1.940,00. Anzahlung am 3. März erhalten: 600,00. Restbetrag: 1.340,00, fällig bis 11. April, per Überweisung unter Angabe der Rechnung 2026-016.“
Wo kein Datum vereinbart ist, legen manche Länder einen Standard fest. Die britische Regierung sagt, der Kunde müsse innerhalb von 30 Tagen nach Rechnung oder Lieferung zahlen, und die EU-Richtlinie zum Zahlungsverzug nennt als Standard für Zahlungen zwischen Unternehmen 30 Tage ab Rechnungserhalt. Ein konkretes Datum auf der Rechnung vermeidet, dass du dich auf einen Standard verlassen musst.
Wenn du Verzug in Rechnung stellst, sage es auf der Rechnung und im Angebot, und nur auf eine Weise, die dort erlaubt ist, wo du arbeitest.
Wann sende ich die Rechnung, und wie hake ich nach?
Sende die Rechnung, sobald die Arbeit oder die Stufe fertig ist. Hake nach, wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist, höflich und schriftlich, und notiere, was du geschickt hast. Einen schrittweisen Ablauf findest du in Säumige Kunden: so gehst du richtig vor. Für wiederkehrende Arbeiten siehe Wiederkehrende Rechnungen für Wartung.
Welche Fehler sollte ich vermeiden?
- Eine Nummer wiederverwenden oder nach dem Versand neu nummerieren
- Entwürfen Nummern geben, was Lücken hinterlässt
- „Zahlbar bei Erhalt“ statt eines Datums schreiben
- Den Verwendungszweck weglassen, den der Kunde bei der Zahlung angeben soll
- Vergessen, die bereits erhaltene Anzahlung auszuweisen
Rechnungen in SiteReporta
In SiteReporta markierst du ein Angebot als angenommen und wandelst es in eine Rechnung mit identischen Summen um, dann fügst du deine Bankverbindung zum PDF hinzu. Die App nimmt keine Zahlungen entgegen und verfolgt nicht, ob eine Rechnung bezahlt wurde; führe daher selbst Buch darüber, was bezahlt ist. In Angebot oder Rechnung steht, wie sich die beiden Dokumente unterscheiden.
Häufige Fragen
Wie sollte ich meine Rechnungen nummerieren?
Nutze ein Schema und bleibe dabei: eine laufende Nummer oder ein Jahr plus laufende Nummer wie 2026-001. Verwende nie eine Nummer doppelt und vergib sie erst, wenn du die Rechnung ausstellst.
Kann ich eine Rechnung nach dem Versand ändern?
Vermeide es. Stelle ein korrigiertes Dokument aus und behalte das alte in den Unterlagen, entsprechend den Regeln, die dort gelten, wo du arbeitest.
Was sollten die Zahlungsbedingungen enthalten?
Die Gesamtsumme und die Währung, ein konkretes Fälligkeitsdatum, wie mit Verwendungszweck gezahlt wird, eine bereits erhaltene Anzahlung und den Restbetrag. Ergänze die Bedingungen für Abschlagszahlungen, wenn der Auftrag in Schritten abgerechnet wird.
Wie viele Tage sollte ich Kunden zum Zahlen geben?
Das bleibt dir überlassen, solange Vertrag oder örtliches Recht nichts anderes sagen. Die britische Regierung nennt 30 Tage als Standard, wenn kein Datum vereinbart ist, und auch die EU-Richtlinie zum Zahlungsverzug nennt 30 Tage zwischen Unternehmen. Setze ein konkretes Datum auf die Rechnung.
Verlangt jedes Land eine Rechnungsnummer?
Es gibt keine Regel, die überall gilt. Das Vereinigte Königreich und die EU verlangen auf Rechnungen für die Mehrwertsteuer eine eindeutige oder fortlaufende Nummer, während das US-Recht kein allgemeines Bundesformat für Geschäftsrechnungen kennt. Prüfe die Regeln, die für dich gelten.
Quellen
Offizielle Quellen für die Regeln und Zahlen, die in diesem Ratgeber genannt werden. Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Ort; prüfe daher den aktuellen Wortlaut und die Vorschriften vor Ort.
- GOV.UK: Rechnungen, was sie enthalten müssen
- GOV.UK: Zahlungspflichten (Zahlungsbedingungen, Standard 30 Tage)
- EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG, Artikel 226 (konsolidierter Text auf EUR-Lex)
- EU-Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr (EUR-Lex)
- IRS Publication 583: Ein Unternehmen gründen und Aufzeichnungen führen
Allgemeine Hinweise, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gewerk.