Número de factura y condiciones de pago para contratistas
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Respuesta breve
Da a cada factura un número único de un esquema coherente, asígnalo cuando emitas la factura y no lo reutilices ni lo modifiques nunca. Las condiciones de pago deben indicar el total, la moneda, una fecha de vencimiento concreta, cómo pagar, el anticipo ya recibido y el saldo pendiente. Revisa las normas de facturación de tu país.
Dos pequeños detalles hacen que una factura sea fácil de manejar: un número que nadie más haya usado y unas condiciones de pago que digan exactamente qué se debe y cuándo. Si aciertas con las dos cosas, pasas menos tiempo respondiendo preguntas y reclamando dinero. Para un formato completo, consulta la plantilla de factura de obra.
¿Por qué importa el número de factura?
El número de factura es la forma en que tú y tu cliente os referís a un documento. Te permite encontrar una factura años después y dice a tu contable qué documentos corresponden a cada periodo.
Algunos países también lo exigen. La guía del gobierno del Reino Unido dice que una factura necesita un número de identificación único, y la Directiva del IVA de la UE (artículo 226) incluye un número secuencial entre los datos exigidos en una factura a efectos del IVA. La publicación 583 del IRS dice que, salvo en unos pocos casos, la ley de Estados Unidos no exige ningún tipo concreto de registros, por lo que allí la numeración suele ser decisión tuya. Revisa qué se aplica a tu negocio.
¿Qué esquemas de numeración sencillos hay?
- Un número correlativo simple: 0001, 0002, 0003
- Un año y un número correlativo: 2026-001, 2026-002
- Un prefijo para una línea de negocio o una obra, si llevas más de una: RES-0001 y COM-0001
Elige un esquema y respétalo. No reutilices un número y no modifiques una factura que ya has enviado. Si algo estaba mal, emite un documento corregido y conserva el antiguo en el archivo, conforme a las normas del lugar donde trabajas.
¿Qué aspecto tiene una secuencia numerada?
Un registro breve con el esquema de año y número correlativo. Las obras y los importes son ejemplos.
| Número | Emitida | Descripción | Importe a pagar | Vence |
|---|---|---|---|---|
| 2026-014 | 3 de marzo | Obra de cocina, anticipo | 600,00 | 17 de marzo |
| 2026-015 | 17 de marzo | Limpieza de canalones, 2 casas | 380,00 | 31 de marzo |
| 2026-016 | 28 de marzo | Obra de cocina, saldo final | 1.340,00 | 11 de abril |
Cada número se usa una sola vez, la secuencia no tiene huecos y la fecha de vencimiento es una fecha real. Llevar un registro así también facilita ver qué facturas siguen sin pagar.
¿Por qué los borradores no deben llevar número?
Mantén separadas las facturas sin terminar de las emitidas. Debes asignar un número a un documento cuando lo envías, para que tu secuencia no tenga huecos causados por borradores que abandonaste.
¿Cómo redacto unas condiciones de pago claras?
- El total a pagar y la moneda
- Una fecha de vencimiento concreta, no solo "a la recepción"
- Cómo pagar: datos bancarios, una referencia que indicar y cualquier otro medio que aceptes
- El anticipo ya pagado y el saldo pendiente
- Las condiciones de los pagos por etapas si la obra se factura por fases
Ejemplo: "Total del contrato 1.940,00. Anticipo recibido el 3 de marzo: 600,00. Saldo a pagar: 1.340,00 antes del 11 de abril, por transferencia bancaria, indicando la factura 2026-016."
Cuando no se acuerda una fecha, algunos lugares fijan un plazo por defecto. La guía del gobierno del Reino Unido dice que el cliente debe pagar en un plazo de 30 días desde la factura o la entrega, y la directiva de la UE sobre morosidad usa 30 días desde la recepción de la factura como plazo por defecto en los pagos entre empresas. Una fecha concreta en la factura evita depender de un plazo por defecto.
Si cobras por el retraso en el pago, indícalo en la factura y en el presupuesto, y solo de una forma permitida en el lugar donde trabajas.
¿Cuándo envío la factura y cómo hago el seguimiento?
Envía la factura en cuanto termine el trabajo o la etapa. Haz el seguimiento una vez pasada la fecha de vencimiento, con educación y por escrito, y anota lo que enviaste. Para una rutina paso a paso, lee cómo tratar a un cliente que paga tarde. Para trabajos que se repiten, consulta facturas recurrentes de mantenimiento.
¿Qué errores debo evitar?
- Reutilizar un número o renumerar después de enviar una factura
- Dar números a los borradores, lo que deja huecos
- Escribir "vence a la recepción" en lugar de una fecha
- Omitir la referencia que el cliente debe indicar al pagar
- Olvidar mostrar el anticipo ya recibido
Facturas en SiteReporta
En SiteReporta marcas un presupuesto como aceptado y lo conviertes en factura con los mismos totales, y luego añades tus datos bancarios al PDF. La app no cobra pagos ni controla si una factura se ha pagado, así que lleva tu propio registro de lo que se ha cobrado. Lee presupuesto o factura para ver en qué se diferencian los dos documentos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo debo numerar mis facturas?
Usa un esquema y respétalo: un número correlativo, o un año más un número correlativo como 2026-001. No reutilices nunca un número y asígnalo solo cuando emitas la factura.
¿Puedo modificar una factura después de enviarla?
Evítalo. Emite un documento corregido y conserva el antiguo en el archivo, conforme a las normas del lugar donde trabajas.
¿Qué deben decir las condiciones de pago?
El total y la moneda, una fecha de vencimiento concreta, cómo pagar con una referencia, el anticipo ya recibido y el saldo pendiente. Añade las condiciones de los pagos por etapas si la obra se factura por fases.
¿Cuántos días debo dar a los clientes para pagar?
Es decisión tuya salvo que el contrato o la ley local digan otra cosa. La guía del Reino Unido da 30 días como plazo por defecto cuando no se acuerda una fecha, y la directiva de la UE sobre morosidad también fija 30 días entre empresas. Pon una fecha concreta en la factura.
¿Exige todo país un número de factura?
No hay una única norma que se aplique en todas partes. El Reino Unido y la UE exigen un número único o secuencial en las facturas con IVA, mientras que la ley de Estados Unidos no tiene un formato federal general para las facturas de empresa. Revisa las normas que se aplican a ti.
Fuentes
Fuentes oficiales de las normas y las cifras mencionadas en esta guía. Las normas cambian y varían según el lugar, así que revisa el texto vigente y tus normas locales.
- GOV.UK: facturas, qué deben incluir
- GOV.UK: obligaciones de pago (condiciones de pago, 30 días por defecto)
- Directiva del IVA de la UE 2006/112/CE, artículo 226 (texto consolidado en EUR-Lex)
- Directiva 2011/7/UE de la UE sobre morosidad (EUR-Lex)
- IRS Publication 583: cómo iniciar un negocio y llevar los registros
Orientación general, no asesoramiento legal, fiscal ni contable. Las normas varían según el país y el oficio.