Шаблон счёта подрядчика: что в нём указать
Опубликовано
Короткий ответ
В счёте подрядчика указывают данные вашего бизнеса, уникальный номер счёта, дату выставления, заказчика, описание работ, суммы с налогом и итог, уже полученный аванс, сумму к оплате сейчас, срок оплаты и способ оплаты. Обязательные поля различаются по странам, поэтому проверьте правила, которые применимы к вам.
Счёт это документ, по которому вам платят, поэтому каждое поле должно отвечать на вопрос, который заказчик иначе задал бы сам. Здесь перечислены поля, показано, что говорят о них официальные рекомендации, и заполнен итоговый счёт, в котором зачтён аванс и учтено утверждённое изменение. Цифры продолжают образец сметы из материала шаблон сметы подрядчика.
Какие поля должны быть в счёте подрядчика?
| Поле | Что указать |
|---|---|
| Данные бизнеса | Название, адрес, контактные данные и регистрационный номер, если его требует ваша страна |
| Номер счёта | Уникальный номер по единой схеме, например 2026-016 |
| Даты | Дата выставления и конкретный срок оплаты |
| Заказчик | Имя и платёжный адрес, а также адрес объекта, если он другой |
| Описание | Выполненные работы или этап, с количествами и ссылкой на принятую смету |
| Суммы | Позиции, скидка, налог и итог |
| Аванс и остаток | Уже полученный аванс и сумма к оплате сейчас |
| Как платить | Банковские реквизиты и что указать в назначении платежа |
| Условия при просрочке | Только если это согласовано и только так, как разрешено там, где вы работаете |
Какие поля требует закон?
Это зависит от места работы. Рекомендации правительства Великобритании называют уникальный идентификационный номер, названия и адреса поставщика и заказчика, описание, даты поставки и счёта, суммы и итоговую задолженность, а когда обе стороны зарегистрированы как плательщики НДС (VAT), требуют выставить счёт с НДС. Директива ЕС о НДС (статья 226) перечисляет данные, обязательные в счёте для целей НДС, в том числе последовательный номер, идентификационные номера плательщиков НДС, налоговую базу, ставку и сумму НДС.
В США публикация IRS 583 говорит, что, за несколькими исключениями, закон не требует какого-либо определённого вида записей, а общего федерального формата для обычных деловых счетов нет. У федеральных контрактов есть собственные требования к «надлежащему счёту» (proper invoice), а штаты и отрасли могут добавлять свои правила. Всегда проверяйте правила, применимые к вашему бизнесу, и спрашивайте бухгалтера.
Как выглядит заполненный итоговый счёт?
Счёт 2026-016, выставлен 28 марта. Работа это фартук из сметы 1042. В начале выставили и оплатили аванс 30 %, а во время работ письменно утвердили одно изменение. Налог 8 % приведён как пример.
| Позиция | Расчёт | Сумма |
|---|---|---|
| Работы по смете 1042 за вычетом скидки | согласованная цена | 1 507,65 |
| Утверждённое изменение 1: замена двух запорных кранов | см. документ об изменении | 180,00 |
| Промежуточный итог | 1 507,65 + 180,00 | 1 687,65 |
| НДС сверху | 8 % от 1 687,65 | 135,01 |
| Итого | 1 687,65 + 135,01 | 1 822,66 |
| Аванс получен 3 марта (счёт 2026-014) | 30 % от первоначального итога | −488,48 |
| К оплате сейчас | 1 822,66 − 488,48 | 1 334,18 |
Первоначальная работа и изменение стоят отдельными строками, аванс зачтён на виду, а сумма к оплате это одно число. Под таблицей укажите срок оплаты, например 11 апреля, и банковские реквизиты с номером счёта в назначении платежа.
Какие условия оплаты можно скопировать и адаптировать?
- К оплате: 1 334,18 до 11 апреля.
- Оплата банковским переводом на указанный счёт с указанием номера счёта 2026-016.
- Общая стоимость договора с учётом утверждённых изменений: 1 822,66. Получен аванс: 488,48.
- Вопросы по любой строке: ответьте на это сообщение, и я отвечу в тот же день.
Если вы берёте плату за просрочку, укажите это здесь и в смете, и только так, как это разрешено там, где вы работаете. Нумерацию, условия по умолчанию и сроки оплаты подробнее разбирает материал номера счетов и условия оплаты.
Как долго хранить счета?
Храните копию каждого счёта точно в том виде, в каком он отправлен, с номером. Сроки хранения различаются: по данным IRS, для большинства документов по умолчанию достаточно трёх лет, а в некоторых случаях срок дольше, а британские рекомендации для документов самозанятых требуют не менее пяти лет после срока подачи декларации 31 января. Проверьте правила, которые применимы к вам.
Каких ошибок избегать?
- Пропускать номер счёта или использовать его повторно
- Писать «оплата по получении» вместо даты
- Прятать изменение внутри первоначальной цены
- Забывать зачесть аванс, из-за чего возникает спор об остатке
- Править счёт после отправки вместо того, чтобы выставить исправленный
Шаблоны счетов в SiteReporta
В SiteReporta вы отмечаете смету принятой и превращаете её в счёт с теми же итогами, добавляете банковские реквизиты и экспортируете PDF с номером и сроком оплаты на основе ваших стандартных дней оплаты (14, если не измените). Для работы по этапам вы правите каждый черновик под выставляемый этап. Приложение не принимает платежи и не отслеживает, оплачен ли счёт, поэтому ведите собственный учёт полученных денег.
Частые вопросы
Нужен ли номер счёта?
Это хорошая практика везде и обязательное требование в некоторых местах: британские рекомендации просят уникальный идентификационный номер, а директива ЕС о НДС называет последовательный номер в счетах для целей НДС. Проверьте, что применимо к вашему бизнесу.
Какие условия оплаты обычны в счёте подрядчика?
Единого стандарта нет. Многие подрядчики используют 14 или 30 дней. Если дата не согласована, британские рекомендации устанавливают 30 дней, а директива ЕС о просрочке платежей использует 30 дней с получения для платежей между компаниями. Конкретная дата оплаты избавляет от необходимости полагаться на условия по умолчанию.
Можно ли добавить в счёт штраф за просрочку?
Только если это согласовано и разрешено правилами там, где вы работаете. В некоторых местах закон даёт право на проценты или фиксированную сумму взыскания по просроченным платежам между компаниями, а в других ограничивает то, что можно требовать.
Как показать уже оплаченный аванс?
Покажите полный итог, затем зачтите аванс отдельной строкой и укажите сумму к оплате сейчас, как в образце таблицы. Назовите номер счёта на аванс.
Фиксирует ли SiteReporta, когда счёт оплачен?
Нет. Приложение превращает принятые сметы в счета и экспортирует PDF, но не принимает платежи и не отслеживает, оплачен ли счёт. Ведите собственный список с датой отправки, сроком оплаты и датой оплаты.
Источники
Официальные источники правил и цифр, упомянутых в этом руководстве. Правила меняются и различаются по местам, поэтому проверьте актуальный текст и местные правила.
- GOV.UK: что должен содержать счёт
- GOV.UK: обязанности по оплате
- Директива ЕС о НДС 2006/112/EC, статья 226 (сводный текст на EUR-Lex)
- IRS Publication 583: открытие бизнеса и ведение документации
- FAR 52.232-25: быстрая оплата (надлежащий счёт по федеральным контрактам США)
Общие рекомендации, а не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация. Правила различаются по странам и видам работ.