Plantilla de factura de obra: qué poner en ella
Publicado
Respuesta breve
Una factura de obra necesita los datos de tu negocio, un número de factura único, la fecha de emisión, el cliente, una descripción del trabajo, los importes con impuestos y el total, el anticipo ya recibido, el importe pendiente, una fecha de vencimiento y la forma de pago. Los campos obligatorios varían según el país, así que revisa las normas que se aplican a ti.
Una factura es el documento que hace que te paguen, así que cada campo debe responder una pregunta que el cliente te haría de otro modo. Esta página enumera los campos, muestra lo que dicen las guías oficiales sobre ellos y rellena una factura final que descuenta un anticipo e incluye un cambio aprobado. Las cifras continúan el presupuesto de muestra de la plantilla de presupuesto de obra.
¿Qué campos van en una factura de obra?
| Campo | Qué escribir |
|---|---|
| Datos del negocio | Nombre, dirección, datos de contacto y cualquier número de registro que exija tu país |
| Número de factura | Un número único de un solo sistema de numeración, por ejemplo 2026-016 |
| Fechas | Fecha de emisión y una fecha de vencimiento concreta |
| Cliente | Nombre y dirección de facturación, y la dirección de la obra si es distinta |
| Descripción | El trabajo o la etapa que se factura, con cantidades y referencia al presupuesto aceptado |
| Importes | Líneas, descuento, impuestos y el total |
| Anticipo y saldo | El anticipo ya recibido y el importe pendiente ahora |
| Cómo pagar | Datos bancarios y la referencia que debe indicarse |
| Condiciones de pago tardío | Solo si se han acordado, y solo de una forma permitida donde trabajas |
¿Qué campos exige la ley?
Depende de dónde trabajes. La guía del Gobierno del Reino Unido enumera un número de identificación único, los nombres y direcciones del proveedor y del cliente, una descripción, las fechas de suministro y de factura, los importes y el total adeudado, y exige una factura de IVA cuando ambas partes están registradas a efectos de IVA. La Directiva de IVA de la UE (artículo 226) enumera los datos exigidos en una factura a efectos del IVA, entre ellos un número secuencial, los números de identificación a efectos del IVA, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA.
En Estados Unidos, la Publicación 583 del IRS dice que, salvo en unos pocos casos, la ley no exige ningún tipo concreto de registros, y no existe un formato federal general para las facturas comerciales ordinarias. Los contratos federales tienen su propio contenido de «factura correcta», y los estados y los sectores pueden añadir normas. Revisa siempre las normas que se aplican a tu negocio y consulta a tu contable.
¿Cómo es una factura final rellena?
Factura 2026-016, emitida el 28 de marzo. El trabajo es el frente de azulejos del presupuesto 1042. Se facturó y se cobró al inicio un anticipo del 30 %, y durante la obra se aprobó por escrito un cambio. El tipo de impuesto del 8 % es un ejemplo.
| Línea | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Trabajo según el presupuesto 1042, neto de descuento | precio acordado | 1.507,65 |
| Orden de cambio aprobada 1: sustituir dos llaves de paso | ver la orden de cambio | 180,00 |
| Subtotal | 1.507,65 + 180,00 | 1.687,65 |
| Impuesto sumado al precio | 8 % de 1.687,65 | 135,01 |
| Total | 1.687,65 + 135,01 | 1.822,66 |
| Anticipo recibido el 3 de marzo (factura 2026-014) | 30 % del total original | -488,48 |
| Importe pendiente ahora | 1.822,66 - 488,48 | 1.334,18 |
El trabajo original y el cambio son líneas separadas, el anticipo se descuenta a la vista y el importe pendiente es una sola cifra. Añade la fecha de vencimiento debajo de la tabla, por ejemplo el 11 de abril, y los datos bancarios con el número de factura como referencia.
¿Qué condiciones de pago puedo copiar y adaptar?
- Importe pendiente: 1.334,18 antes del 11 de abril.
- Paga por transferencia bancaria a la cuenta indicada, citando la factura 2026-016.
- Valor total del contrato con los cambios aprobados: 1.822,66. Anticipo recibido: 488,48.
- Dudas sobre cualquier línea: responde a este mensaje y te contesto el mismo día.
Si cobras un recargo por pago tardío, indícalo aquí y en el presupuesto, y solo de una forma permitida donde trabajas. Números de factura y condiciones de pago explica con más detalle los sistemas de numeración, los plazos por defecto y las fechas de vencimiento.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
Conserva una copia de cada factura tal como se envió, con su número. Los plazos de conservación varían: el IRS dice que tres años es lo habitual para la mayoría de los registros, con plazos más largos en algunos casos, y la guía del Reino Unido pide al menos cinco años después del plazo de presentación del 31 de enero para los registros de autónomos. Revisa las normas que se aplican a ti.
¿Qué errores debo evitar?
- Omitir el número de factura o reutilizar uno
- Escribir «pagadero a la recepción» en lugar de una fecha
- Esconder un cambio dentro del precio original
- Olvidar descontar el anticipo, lo que genera una discusión sobre el saldo
- Editar una factura después de enviarla en lugar de emitir una corregida
Plantillas de factura en SiteReporta
En SiteReporta marcas un presupuesto como aceptado y lo conviertes en factura con los mismos totales, añades tus datos bancarios y exportas un PDF con un número y una fecha de vencimiento basada en tus días de pago por defecto (14, salvo que los cambies). En una obra por etapas editas cada borrador según la etapa que facturas. La app no gestiona cobros ni indica si una factura se ha pagado, así que lleva tu propio registro de lo recibido.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un número de factura?
Es una buena práctica en todas partes y es obligatorio en algunos lugares: la guía del Reino Unido pide un número de identificación único y la Directiva de IVA de la UE exige un número secuencial en las facturas a efectos del IVA. Revisa lo que se aplica a tu negocio.
¿Qué condiciones de pago son normales en una factura de obra?
No hay un estándar universal. Muchos contratistas usan plazos de 14 o 30 días. Cuando no se acuerda ninguna fecha, la guía del Reino Unido fija 30 días, y la directiva europea sobre morosidad usa 30 días desde la recepción para los pagos entre empresas. Una fecha de vencimiento concreta evita depender de un plazo por defecto.
¿Puedo añadir un recargo por demora a la factura?
Solo si se acordó y las normas de tu zona lo permiten. Algunos lugares dan un derecho legal a intereses o a una suma fija de recuperación en los pagos tardíos entre empresas, mientras que otros limitan lo que puedes cobrar.
¿Cómo muestro un anticipo que ya se pagó?
Muestra el total completo, descuenta después el anticipo en su propia línea e indica el importe pendiente ahora, como en la tabla de muestra. Menciona el número de la factura del anticipo.
¿Registra SiteReporta cuándo se paga una factura?
No. Convierte los presupuestos aceptados en facturas y exporta PDF, pero no gestiona cobros ni indica si una factura se ha pagado. Lleva tu propia lista con la fecha de envío, la de vencimiento y la de pago.
Fuentes
Fuentes oficiales de las normas y las cifras mencionadas en esta guía. Las normas cambian y varían según el lugar, así que revisa el texto vigente y tus normas locales.
- GOV.UK: facturas, qué deben incluir
- GOV.UK: obligaciones de pago
- Directiva de IVA de la UE 2006/112/CE, artículo 226 (texto consolidado en EUR-Lex)
- IRS Publication 583: cómo empezar un negocio y llevar registros
- FAR 52.232-25: pago puntual («factura correcta» en los contratos federales de EE. UU.)
Orientación general, no asesoramiento legal, fiscal ni contable. Las normas varían según el país y el oficio.