Rechnungsvorlage für Handwerker: was hineingehört

Veröffentlicht 2026-11-03

Kurzantwort

Eine Handwerkerrechnung braucht deine Firmendaten, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, den Kunden, eine Beschreibung der Arbeit, Beträge mit Steuer und Gesamtsumme, eine bereits erhaltene Anzahlung, den jetzt fälligen Betrag, ein Fälligkeitsdatum und die Zahlungsweise. Pflichtangaben unterscheiden sich je nach Land, prüfe daher die Regeln, die für dich gelten.

Eine Rechnung ist das Dokument, das dich bezahlt macht, also sollte jedes Feld eine Frage beantworten, die der Kunde sonst stellen würde. Diese Seite listet die Felder auf, zeigt, was amtliche Hinweise dazu sagen, und füllt eine Schlussrechnung aus, die eine Anzahlung anrechnet und eine genehmigte Änderung enthält. Die Zahlen führen das Beispielangebot aus der Angebotsvorlage für Handwerker fort.

Welche Angaben gehören auf eine Handwerkerrechnung?

Angaben auf einer Handwerkerrechnung
Angabe	Was hineingehört
Firmendaten	Name, Anschrift, Kontaktdaten und jede Registernummer, die dein Land verlangt
Rechnungsnummer	Eine eindeutige Nummer aus einem einzigen Nummernkreis, zum Beispiel 2026-016
Daten	Ausstellungsdatum und ein konkretes Fälligkeitsdatum
Kunde	Name und Rechnungsanschrift, bei abweichender Baustelle auch deren Adresse
Beschreibung	Die abgerechnete Arbeit oder Stufe, mit Mengen und Verweis auf das angenommene Angebot
Beträge	Positionen, Rabatt, Steuer und Gesamtsumme
Anzahlung und Restbetrag	Eine bereits erhaltene Anzahlung und der jetzt fällige Betrag
Zahlungsweise	Bankverbindung und der anzugebende Verwendungszweck
Bedingungen bei Zahlungsverzug	Nur wenn vereinbart und nur in einer Form, die dort erlaubt ist, wo du arbeitest

Welche Angaben verlangt das Gesetz?

Das hängt davon ab, wo du arbeitest. Die Hinweise der britischen Regierung nennen eine eindeutige Kennnummer, Namen und Anschriften von Leistendem und Kunde, eine Beschreibung, das Datum der Leistung und das Rechnungsdatum, die Beträge und die geschuldete Gesamtsumme und verlangen eine Mehrwertsteuerrechnung, wenn beide Seiten umsatzsteuerlich registriert sind. Die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (Artikel 226) listet die Angaben auf, die eine Rechnung für Mehrwertsteuerzwecke enthalten muss, darunter eine fortlaufende Nummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die Bemessungsgrundlage, den Steuersatz und den Steuerbetrag.

In den Vereinigten Staaten sagt die IRS Publication 583, dass das Gesetz, von wenigen Ausnahmen abgesehen, keine bestimmte Art von Aufzeichnungen vorschreibt, und es gibt kein allgemeines bundesweites Format für gewöhnliche Geschäftsrechnungen. Bundesaufträge haben ihre eigenen Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Rechnung“ („proper invoice“), und Bundesstaaten und Branchen können weitere Regeln hinzufügen. Prüfe immer die Regeln, die für dein Unternehmen gelten, und frag deinen Steuerberater.

Wie sieht eine ausgefüllte Schlussrechnung aus?

Rechnung 2026-016, ausgestellt am 28. März. Der Auftrag ist die Spritzwand aus Angebot 1042. Eine Anzahlung von 30 % wurde zu Beginn in Rechnung gestellt und bezahlt, und während der Arbeit wurde eine Änderung schriftlich genehmigt. Der Steuersatz von 8 % ist ein Beispiel.

Beispiel-Schlussrechnung 2026-016
Position	Berechnung	Betrag
Arbeiten laut Angebot 1042, nach Rabatt	vereinbarter Preis	1.507,65
Genehmigter Nachtrag 1: zwei Absperrventile ersetzen	siehe Nachtrag	180,00
Zwischensumme	1.507,65 + 180,00	1.687,65
zzgl. Umsatzsteuer	8 % von 1.687,65	135,01
Gesamtsumme	1.687,65 + 135,01	1.822,66
Anzahlung erhalten am 3. März (Rechnung 2026-014)	30 % der ursprünglichen Gesamtsumme	-488,48
Jetzt fälliger Betrag	1.822,66 - 488,48	1.334,18

Die ursprüngliche Arbeit und die Änderung stehen in getrennten Zeilen, die Anzahlung wird sichtbar angerechnet, und der fällige Betrag ist eine einzige Zahl. Ergänze unter der Tabelle das Fälligkeitsdatum, zum Beispiel den 11. April, und die Bankverbindung mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck.

Welche Zahlungsbedingungen kann ich übernehmen und anpassen?

Fälliger Betrag: 1.334,18 bis zum 11. April.
Zahlung per Überweisung auf das angegebene Konto unter Angabe der Rechnung 2026-016.
Gesamtauftragswert einschließlich genehmigter Änderungen: 1.822,66. Erhaltene Anzahlung: 488,48.
Fragen zu einer Position: Antworten Sie auf diese Nachricht, ich beantworte sie noch am selben Tag.

Berechnest du Verzugskosten, nenne sie hier und im Angebot, und nur in einer Form, die dort erlaubt ist, wo du arbeitest. Rechnungsnummern und Zahlungsbedingungen behandelt Nummernkreise, Standardfristen und Fälligkeitsdaten ausführlicher.

Wie lange sollte ich Rechnungen aufbewahren?

Bewahre von jeder Rechnung eine Kopie genau so auf, wie du sie versendet hast, mit ihrer Nummer. Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich: Laut IRS sind drei Jahre für die meisten Unterlagen die Regel, in manchen Fällen gelten längere Fristen, und die britischen Hinweise nennen für die Unterlagen von Selbstständigen mindestens fünf Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar. Prüfe die Regeln, die für dich gelten.

Welche Fehler sollte ich vermeiden?

Die Rechnungsnummer weglassen oder eine Nummer doppelt vergeben
„Zahlbar bei Erhalt“ statt eines Datums schreiben
Eine Änderung im ursprünglichen Preis untergehen lassen
Vergessen, die Anzahlung anzurechnen, was Streit um den Restbetrag auslöst
Eine Rechnung nach dem Versand ändern, statt eine korrigierte auszustellen

Rechnungsvorlagen in SiteReporta

In SiteReporta setzt du ein Angebot auf angenommen und wandelst es in eine Rechnung mit identischen Summen um, ergänzt deine Bankverbindung und exportierst ein PDF mit einer Nummer und einem Fälligkeitsdatum, das auf deinen voreingestellten Zahlungstagen beruht (14, sofern du es nicht änderst). Bei einem Auftrag in Stufen bearbeitest du jeden Entwurf auf die Stufe, die du abrechnest. Die App nimmt keine Zahlungen entgegen und erfasst nicht, ob eine Rechnung bezahlt wurde; führe daher selbst Buch darüber, was eingegangen ist.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Rechnungsnummer?

Sie ist überall gute Praxis und an manchen Orten vorgeschrieben: Die britischen Hinweise verlangen eine eindeutige Kennnummer, und die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie nennt für Rechnungen zu Mehrwertsteuerzwecken eine fortlaufende Nummer. Prüfe, was für dein Unternehmen gilt.

Welche Zahlungsbedingungen sind auf einer Handwerkerrechnung üblich?

Einen allgemeingültigen Standard gibt es nicht. Viele Handwerker nutzen Fristen wie 14 oder 30 Tage. Ist kein Datum vereinbart, setzen die britischen Hinweise 30 Tage an, und die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie nutzt für Zahlungen zwischen Unternehmen 30 Tage ab Erhalt. Mit einem konkreten Fälligkeitsdatum musst du dich nicht auf eine Standardfrist verlassen.

Kann ich auf der Rechnung eine Mahngebühr ansetzen?

Nur wenn sie vereinbart wurde und die Regeln an deinem Arbeitsort es erlauben. Manche Orte geben bei verspäteten Zahlungen zwischen Unternehmen einen gesetzlichen Anspruch auf Zinsen oder eine feste Pauschale für die Beitreibung, andere begrenzen, was du berechnen darfst.

Wie weise ich eine bereits bezahlte Anzahlung aus?

Zeige die volle Gesamtsumme, rechne dann die Anzahlung in einer eigenen Zeile an und nenne den jetzt fälligen Betrag, wie in der Beispieltabelle. Nenne dabei die Nummer der Anzahlungsrechnung.

Erfasst SiteReporta, wann eine Rechnung bezahlt wird?

Nein. Die App wandelt angenommene Angebote in Rechnungen um und exportiert PDFs, nimmt aber keine Zahlungen entgegen und erfasst nicht, ob eine Rechnung bezahlt wurde. Führe eine eigene Liste mit Versanddatum, Fälligkeitsdatum und Zahlungsdatum.

Quellen

Offizielle Quellen für die Regeln und Zahlen, die in diesem Ratgeber genannt werden. Regeln ändern sich und unterscheiden sich je nach Ort; prüfe daher den aktuellen Wortlaut und die Vorschriften vor Ort.

Allgemeine Hinweise, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Gewerk.