Orçamento ou fatura: qual é a diferença?
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Resposta curta
Um orçamento é o preço que você propõe antes de começar, que o cliente pode aceitar ou não. Uma fatura cobra o pagamento de um serviço combinado ou feito, com número único, valor e vencimento. Mantenha os totais idênticos quando um orçamento aceito virar fatura e mostre as alterações em linhas separadas.
Um orçamento diz quanto um serviço deve custar antes da obra. Uma fatura cobra o pagamento de um serviço combinado ou feito. Misturar os dois gera confusão, então mantenha os documentos claros e separados. Para layouts que você pode copiar, veja o modelo de orçamento de obra e o modelo de fatura de obra.
Qual é a versão curta?
Um orçamento é enviado antes do serviço. Ele descreve o escopo e o preço esperado, e o cliente pode aceitar ou não.
Uma fatura é enviada quando o pagamento é devido. Ela lista o que está sendo cobrado e diz como e quando pagar.
O que um orçamento contém?
- O nome da sua empresa e os contatos
- O nome do cliente e o endereço da obra
- Uma descrição do escopo e do que fica de fora
- Mão de obra e materiais detalhados, com quantidades e preços
- Descontos, impostos e o total
- Por quanto tempo o orçamento é válido e as principais condições
O que uma fatura contém?
- O nome da sua empresa e os contatos
- O nome do cliente
- Um número de fatura único e a data de emissão
- Linhas detalhadas, descontos, impostos e o total
- Instruções de pagamento, como os dados bancários, e o vencimento
Exigências para faturas, como campos obrigatórios, numeração e texto sobre impostos, variam conforme o país. Confira as regras que valem para o seu negócio.
Cotação é a mesma coisa que orçamento?
Alguns ofícios e regiões usam as palavras de forma diferente. Órgãos de defesa do consumidor do Reino Unido e da Nova Zelândia descrevem a cotação como uma oferta a preço fixo e o orçamento como uma aproximação que não é fixa. Outros lugares usam as duas palavras sem rigor. Seja qual for o nome, escreva se o preço é fixo e o que acontece se o escopo mudar.
Como os totais se alinham? Um exemplo
O mesmo serviço como orçamento e como fatura final. Um item extra foi aprovado por escrito durante a obra. A alíquota de imposto de 8% é um exemplo.
| Linha | Orçamento | Fatura |
|---|---|---|
| Trocar o gabinete e a torneira da pia (escopo original) | 1.150,00 | 1.150,00 |
| Trocar dois registros de fechamento corroídos (alteração aprovada) | 0,00 | 180,00 |
| Subtotal | 1.150,00 | 1.330,00 |
| Imposto somado por fora (8%) | 92,00 | 106,40 |
| Total | 1.242,00 | 1.436,40 |
A primeira linha é idêntica nos dois documentos. A alteração aparece como uma linha própria, para o cliente ver exatamente o que mudou: 194,40 a mais no total, sendo 180,00 dos registros mais 14,40 de imposto.
Por que manter os totais idênticos?
Quando um cliente aceita um orçamento, a fatura deve corresponder a ele, para que ninguém seja pego de surpresa. Se o escopo mudar, mostre o serviço extra em linhas separadas, para o cliente ver o que mudou e por quê. Para a rotina, leia aditivos e serviço extra.
Quais erros devo evitar?
- Faturar um serviço que o cliente nunca aceitou por escrito
- Mudar os preços entre o orçamento aceito e a fatura sem um motivo visível
- Reaproveitar o número do orçamento como número da fatura
- Chamar um valor aproximado de cotação sem dizer se ele é fixo
- Esquecer de dizer como e quando pagar
Quem acompanha o pagamento?
No SiteReporta você marca um orçamento como aceito e o converte em fatura com totais idênticos, e depois acrescenta seus dados bancários ao PDF. O app não recebe pagamentos nem controla se uma fatura foi paga, então mantenha o seu próprio registro do que já foi pago. A página de suporte explica como ele trata impostos e pagamentos.
A seguir: como fazer um orçamento de obra. Para obras faturadas em etapas, leia faturas de sinal e de medição; para serviços repetidos, faturas recorrentes de manutenção.
Perguntas frequentes
Posso enviar uma fatura sem orçamento?
Sim. Serviços pequenos ou urgentes costumam ser combinados de viva voz ou por mensagem. Mesmo assim, um orçamento por escrito protege os dois lados, porque a fatura pode ser conferida com algo que o cliente aceitou.
Qual é a principal diferença entre orçamento e fatura?
Um orçamento propõe um preço antes do serviço e pode ser aceito ou recusado. Uma fatura cobra o pagamento de um serviço combinado ou feito e traz um número único, um valor e um vencimento.
O total da fatura deve ser igual ao do orçamento?
Deve corresponder ao orçamento aceito mais as alterações aprovadas, mostradas em linhas próprias. Se os totais forem diferentes sem motivo visível, espere perguntas.
O SiteReporta transforma um orçamento em fatura?
Sim. Você marca o orçamento como aceito e o converte em fatura com totais idênticos, e depois acrescenta seus dados bancários ao PDF. O app não recebe pagamentos nem controla se uma fatura foi paga.
As regras de fatura mudam de país para país?
Sim. Campos obrigatórios, numeração e texto sobre impostos dependem de onde você trabalha, então confira as regras que valem para o seu negócio.
Fontes
Fontes oficiais das regras e dos números citados neste guia. As regras mudam e variam conforme o lugar, então confira o texto atual e as regras locais.
- GOV.UK: faturas, o que devem incluir
- Consumer Rights Act 2015, seção 51 (Reino Unido): preço de um serviço quando nenhum foi combinado
- New Zealand Consumer Protection: cotações e orçamentos
Orientação geral, não é aconselhamento jurídico, fiscal ou contábil. As regras variam conforme o país e o ofício.